कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर एवं अन्य ई-इनवॉइसिंग टूल्स में से कौन-सा बेहतर है?

आइए 1 अगस्त, 2023 से लागू हुए ई-इनवॉइसिंग नियम को ध्यान में रखकर शुरुआत करें---जो 2017 से शुरू होकर किसी भी पिछले वर्ष तक के लिए, 5 करोड़ से ज़्यादा टर्नओवर वाले व्यापारों पर लागू होता है। अगर आप ई-इनवॉइसिंग के बारे में नहीं जानते हैं, तो आपको बता दें कि इसमें इनवॉइस रजिस्ट्रेशन पोर्टल (IRP) द्वारा इनवॉइस रजिस्ट्रेशन नंबर (IRN) और QR कोड के साथ B2B इनवॉइस, डेबिट नोट, क्रेडिट नोट आदि को प्रमाणित करना शामिल है।

इसका मतलब यह है कि एक सप्लायर के रूप में, जैसे ही आप एक इनवॉइस बनाते हैं, उसे ऑथेंटिकेशन के लिए IRP पर अपलोड किया जाना चाहिए। वेलिडेशन के बाद, IRP एक IRN और QR कोड इशू करता है, जिसे आपको अपने बायर को देने से पहले इनवॉइस पर प्रिंट करना होगा। यह मौजूदा तरीके की तुलना में एक ज़रूरी बदलाव दर्शाता है जिसमें इनवॉइस ऑथेंटिकेशन की ज़रूरत नहीं होती है।

अगर आप इस बदलाव को लेकर परेशान हैं और ई-इनवॉइसिंग की चुनौतियों से जूझ रहे हैं, तो घबराएं नहीं! हम आपको बाज़ार में उपलब्ध विभिन्न ई-इनवॉइसिंग सॉल्युशन्स के बारे में बताएंगे और यह भी कि आपके जैसे बिज़नेस के लिए कौन-सा बेहतर है। तो आइए ज़रा गहराई में जाकर पता लगाएं कि कौन सा विकल्प सबसे अच्छा है!

ई-इनवॉइसिंग सॉल्युशन्स

ई-इनवॉइस जनरेट करने के लिए कई विकल्प उपलब्ध हैं। इन पर विस्तार से चर्चा करने से पहले ई-इनवॉइसिंग प्रक्रिया को समझना ज़रूरी है। ई-इनवॉइस जनरेट करने के लिए, आपको सबसे पहले इनवॉइस की जानकारी तय किए गए JSON फॉर्मेट में IRP पर अपलोड करनी होगी। इसके बाद, IRP से IRN और QR कोड वाली ऑथेंटिकेटेड आउटपुट फ़ाइल (JSON) डाउनलोड करें। और आखिर में, बायर को इनवॉइस इशू करने से पहले उसपर QR कोड और IRN प्रिंट करें।

इसे ध्यान में रखते हुए, आइए बिज़नेसों के लिए उपलब्ध ई-इनवॉइसिंग सॉल्युशन्स को गौर से देखें। इसे आसान बनाने के लिए, हम उन्हें दो कैटेगरी में बाँट सकते हैं:

• कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर
• अन्य ई-इनवॉइसिंग टूल्स और यूटिलिटीज़

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कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर

जब इनवॉइसिंग की बात आती है, तो एफिशिएंसी होना ज़रूरी है। यहीं पर एक कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर अपना हुनर दिखाता है। ये सॉफ़्टवेयर सॉल्युशन पूरी तरह से IRP पोर्टल के साथ इंटीग्रेटेड हैं। वे ऑटोमेटिक तरीके से इनवॉइस की जानकारी अपलोड करने, ऑथेंटिकेटेड IRN और QR कोड को डाउनलोड करने और उन्हें रियल टाइम में इनवॉइस पर प्रिंट करने के लिए पोर्टल से आसानी से कनेक्ट होते हैं। संक्षेप में कहें तो, वे अपलोड करने से लेकर प्रिंटिंग तक, ई-इनवॉइस जनरेट करने तक के सभी ज़रूरी काम संभालते हैं।

आमतौर पर, कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर में इंटीग्रेटेड ई-इनवॉइसिंग कैपेबिलिटीज़ के साथ कम्पलीट बिज़नेस सॉफ़्टवेयर सॉल्युशन शामिल होते हैं।

अन्य ई-इनवॉइसिंग टूल्स और यूटिलिटीज़

आप इसके बारे में सोच रहे होंगे कि और कौन-से ई-इनवॉइसिंग टूल उपलब्ध हैं। दरअसल, टूल और ऑफ़लाइन यूटिलिटीज़ का उपयोग करके ई-इनवॉइस जनरेट करने के कई तरीके हैं। इनमें ऑफ़लाइन यूटिलिटीज़ (एक्सेल टेम्पलेट), ऑनलाइन पोर्टल और ई-इनवॉइस जनरेशन के लिए ऐप्स शामिल हैं। हालाँकि, इन सभी टूल्सों और यूटिलिटीज़ के लिए यूटिलिटी या पोर्टल में पार्टी की जानकारी, स्टॉक आइटम आदि जैसे ब्यौरों की मैन्युअल एंट्री की ज़रूरत होती है। और इसके बाद, एक JSON फ़ाइल जेनरेट करें और ऑथेंटिकेशन के लिए इसे IRP पोर्टल पर अपलोड करें। और आखिर में, इनवॉइस में मैन्युअल रूप से ऑथेंटिकेटेड IRN और QR कोड जोड़ें।

इन तरीकों में मैन्युअल डेटा ट्रांसफर करने के झंझट होते हैं, जिनसे ग़लतियाँ हो सकती हैं और समय लग सकता है।

कौन सा बेहतर है? आइए जानें!

आप मान सकते हैं कि अगर आपके बिज़नेस में इनवॉइस कम बनती हैं, तो डेडिकेटेड सॉफ़्टवेयर के बिना ई-इनवॉइस जनरेट करने के लिए टूल या यूटिलिटीज़ का उपयोग करना काफी होगा। हालाँकि, ये टूल्स केवल ई-इनवॉइस जनरेशन में सहायता करते हैं। आपके एकाउंट बुक्स को एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या आपके मौजूदा तरीके का उपयोग करके अलग से मैनेज किया जाना चाहिए। दुर्भाग्य से, एफिशिएंसी के मामले में वे अक्सर कमतर रह जाते हैं। आपके पास सिस्टम के बीच डेटा को मैन्युअल रूप से ट्रांसफर करने का कठिन काम रह गया है, जिससे ग़लतियों का खतरा बढ़ जाता है और कीमती समय बर्बाद होता है।

यहीं पर कनेक्टेड ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर अपना कमाल दिखाता है। यह देखते हुए कि ये सीधे ई-इनवॉइसिंग पोर्टल से जुड़े हुए हैं, आप ऑटोमेटिक तरीके से ई-इनवॉइस डेटा को पोर्टल पर अपलोड कर सकते हैं और इनवॉइस में ऑथेंटिकेटेड QR कोड को तुरंत प्रिंट कर सकते हैं। यह सब तुरंत और ऑटोमेटिक तरीके से होता है, इस दौरान बिज़नेसों के इनवॉइस बनाने के तरीके में कोई बदलाव नहीं होता है।

ज़रा ठहरें, और भी बहुत कुछ है! कनेक्टेड बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर अकाउंट बुक्स को इंटीग्रेटेड तरीके से मैनेज करने में ख़ास भूमिका निभाता है, यह पक्का करता है कि आपकी बुक्स और कंप्लायंस हमेशा सिंक में रहें।

बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का उपयोग करते समय, आपको केवल इनवॉइस रिकॉर्ड करना होगा। इनवॉइस जानकारी के आधार पर, ई-इनवॉइस और ई-वे बिल तुरंत तैयार किए जाते हैं, एकाउंट्स तैयार किए जाते हैं, इन्वेंट्री अपडेट की जाती है और कंप्लायंस डेटा तैयार मिलता है। इस वजह से, आपकी इनवॉइसिंग, एकाउंटिंग, इन्वेंटरी और कंप्लायंस हमेशा एक-दूसरे के साथ तालमेल में रहते हैं। यह पक्का करता है कि आपकी फाइनेंशियल रिपोर्ट से आपके बिज़नेस का पूरा व्यू मिले, जिससे मेहनत वाली डेटा एंट्री की ज़रूरत समाप्त हो जाती है और बेमेल जानकारी के झंझट से भी निजात मिलता है।

अब तक, आप पहले ही यह समझ चुके होंगे कि किसका पलड़ा भारी है। कनेक्टेड ई-इनवॉइसिंग सॉल्युशन के साथ बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर होने से न केवल ई-इनवॉइसिंग की ज़रूरतों को आसान बनाया जाता है, बल्कि आपके पूरे बिज़नेस ऑपरेशन्स को भी बेहतर किया जाता है।

अब, आइए अंतिम सेक्शन पर आगे बढ़ें और जानें कि TallyPrime कैसे मदद कर सकता है।

TallyPrime: बेहतरीन ई-इनवॉइस सॉफ़्टवेयर

TallyPrime एक बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर है जो बिज़नेस की एकाउंटिंग, इन्वेंटरी और कंप्लायंस की ज़रूरतों को इंटीग्रेट करता है। TallyPrime की कनेक्टेड सेवाओं के साथ, आप ऑटोमेटिक तरीके से ई-इनवॉइस जनरेट कर सकते हैं और मानवीय हस्तक्षेप के बिना इनवॉइस पर IRN और QR कोड प्रिंट कर सकते हैं।

यहां TallyPrime की ई-इनवॉइसिंग सुविधाओं की एक क्विक लिस्ट दी गई है।

• रिकॉर्डिंग इनवॉइस के फ्लो में तुरंत ई-इनवॉइस जनरेट करें
• एक से ज़्यादा इनवॉइसों के लिए बल्क ई-इनवॉइस जनरेट करें
• ई-इनवॉइस के साथ ई-वे बिल जनरेट करें
• ऑनलाइन ई-इनवॉइस कैंसिल करें - बस इनवॉइस को मार्क करें और रिक्वेस्ट भेजें।
• पेंडिंग, कैंसल्ड, रेजेक्टेड आदि जैसे ई-इनवॉइस टास्क को ट्रैक करने के लिए रिपोर्ट।

हालाँकि TallyPrime में इनबिल्ट ई-इनवॉइसिंग कैपेबिलिटीज़ शामिल हैं, यह इंटीग्रेटेड तरीके से इनवॉइस, एकाउंटिंग, इन्वेंट्री, बैंकिंग, टैक्सेशन, पेरोल, और भी बहुत सारी चीज़ों के लिए कम्पलीट मैनेजमेंट की सुविधा भी देता है।

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