आपके बिज़नेस में आपके इनवॉइस के साथ पेमेंट प्रोसेसिंग को इंटीग्रेट करने के लाभ

इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सॉफ़्टवेयर के ज़रिए बिज़नेसों के लिए, फ़िलहाल अपने एकाउंटिंग के कामों के लिए वे जिस एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर या ERP का इस्तेमाल कर रहे हैं उसी का इस्तेमाल करते हुए, ग्राहकों से सीधे पेमेंट रिसीव करना आसान हो जाता है। पहले, जब ऐसा कोई सिस्टम मौजूद नहीं था, बिज़नेसों को किसी अन्य थर्ड-पार्टी प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल करके पेमेंट रिसीव करना पड़ता था। यह पेमेंट रिसीव करने वाले फिज़िकल डिवाइस या किसी वर्चुअल ऑनलाइन टर्मिनल के रूप में होता था। बिज़नेसों को बाद में अपने एकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर के साथ मैन्युअल तरीके से पेमेंट का मिलान करना पड़ता था ताकि यह पक्का हो सके कि इनवॉइस सही पेमेंट अमाउंट दिखा रहा है। इसमें बहुत समय लगता था और यह काफ़ी थका देने वाला तरीका था। इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग ने इन सब ज़रूरतों को ख़त्म कर दिया।

यहां बताया गया है कि बिज़नेसों के लिए पेमेंट प्रोसेसिंग को इनवॉइसिंग के साथ इंटीग्रेट करना क्यों फ़ायदेमंद है।

पेमेंट देरी से होने और फेल होने की घटनाओं को कम करना

आपके इनवॉइस के साथ पेमेंट प्रोसेसिंग को इंटीग्रेट करने से प्रोसेस तेज़ हो जाता है जिससे आपको पेमेंट देरी से होने और फेल होने की घटनाओं को कम करने में मदद मिलती है। जब आपको दो अलग-अलग प्रोसेस करने होते हैं जिनमें अलग-अलग रिकंसाइलेशन किया जाना पड़ता है तो कई परेशानियाँ आ सकती हैं जिनकी वजह से पेमेंट नहीं हो पाता और ग्राहकों द्वारा पेमेंट काफी देर से आता है।

एक इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम इस समस्या का समाधान करता है क्योंकि आपको पेमेंट साफ़ दिखाई दे जाते हैं। जब आपको समस्याओं के बारे में पता होता है, तो उनका समाधान आप ज़्यादा जल्दी कर पाते हैं। इससे, आपके ग्राहकों के दूसरी कंपनियों के पास जाने की संभावना कम हो जाती है। इसी तरह, इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम के साथ अपने ग्राहकों से संपर्क करना बहुत आसान हो जाता है। इससे आपको पेमेंट पाने में मदद मिलती है और चूंकि आपको पेमेंट जल्दी मिल जाता है तो आपके बिज़नेस के कैशफ्लो में भी सुधार होता है। इससे बिज़नेस फाइनेंस मैनेजमेंट में भी मदद मिलती है।

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बेहतर ग्राहक अनुभव दे पाना

ग्राहकों के लिए वह पूरा अनुभव मायने रखता है जो उन्हें आपसे मिलता है। यह बात ख़ास तौर पर पेमेंट के मामले में खरी उतरती है। अगर आपका बिज़नेस अपने ग्राहकों की परवाह करता है, तो आपको इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग को अपनाना ही होगा। अगर आप एक ब्रिक एंड मोर्टार स्टोर चलाते हैं, तो आप यह उम्मीद कर सकते हैं कि चेकआउट जल्दी होगा और आपके बिज़नेस में ज़्यादा लंबी लाइनें भी नहीं लगेंगी। इससे सेल्स पूरी होने में लगने वाला समय कम हो जाएगा जिससे ग्राहक को खुश रखने में मदद मिलेगी।

कल्पना कीजिए कि अगर कैशियर को इंटीग्रेशन के बिना चेकआउट प्रोसेस करना पड़ता है तो क्या होगा। उसे पेमेंट को POS सिस्टम में मैन्युअल रूप से एंटर करना होगा, जिसका मतलब लाइनें लंबी होंगी और ग्राहक नाराज़ होंगे। इंटीग्रेटेड सिस्टम के साथ, आपके ERP और पेमेंट प्रोसेसिंग यूनिट के बीच ऑटोमेशन सिंकिंग होती है, जिससे सभी प्रोसेस तेज़ हो जाते हैं। सेल्स फटाफट होगी और उसमें मानवीय हस्तक्षेप न के बराबर होगा। ये सेल्स आपके अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर पर पोस्ट की जाती हैं जिससे कैशियर का समय और मेहनत भी बचती है। एक खुश ग्राहक के एक वफादार ग्राहक बनने की अधिक संभावना होती है और वह आपके स्टोर से खरीदारी करने के लिए अन्य ग्राहकों को भी जोड़ेगा।

धोखाधड़ी रोकना और बेहतर रिस्क मैनेजमेंट कर पाना

जब आप पेमेंट से संबंधित काम कर रहे होते हैं, तो आप हर कीमत पर धोखाधड़ी को रोकना चाहते हैं ताकि पूरा प्रोसेस सुरक्षा-संबंधी समस्याओं के बिना सुरक्षित रूप से पूरा हो सके। अगर कोई समस्या उत्पन्न होती है, तो आपके ग्राहकों का आपके बिज़नेस पर से विश्वास उठ जाएगा, और इसका मतलब है अपना बिज़नेस खोना। जब आप अपने इनवॉइस सिस्टम के साथ इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग का इस्तेमाल करते हैं, तो आप बेहतर सुरक्षा की उम्मीद कर सकते हैं। इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम PCI-DSS कंप्लायंट हैं ताकि ग्राहक की सभी पेमेंट जानकारी सुरक्षित रहे। अगर आपके पास TallyPrime जैसी ERP है जिसमें मज़बूत सुरक्षा मौजूद है, तो आपको यकीन रहता है कि सभी जानकारी सुरक्षित है।

अगर आप सुरक्षित ERP का इस्तेमाल नहीं कर रहे हैं तो क्या होगा? चूंकि ऐसे मामलों में आपका ग्राहक पेमेंट डेटा ज़्यादा रिस्क में होता है, इसलिए यह और भी ज़रूरी हो जाता है कि आप इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसर पर शिफ्ट हो जाएं। जब आप एक इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम का इस्तेमाल करते हैं, तो ग्राहक का पेमेंट एन्क्रिप्ट किया जाता है और सुरक्षित तरीके से ट्रांसफ़र किया जाता है, जिससे धोखेबाजों के लिए संवेदनशील डेटा हासिल कर पाना असंभव हो जाता है।

आसानी और तेज़ी से अकाउंट रिकंसाइलेशन कर पाना

रिकंसाइलेशन दो डेटा सेटों को मैच करके देखने का प्रोसेस है जिससे यह पता चलता है कि कहीं कोई डेविएशन तो नहीं हो रहा है। आपके ई-इनवॉइस के साथ इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग होने से दोनों के बीच ऑटोमेशन और निरंतर वर्कफ़्लो आसान हो जाता है। इस तरह, ऐसे सिस्टम के बिना काम करने की तुलना में अकाउंट रिकंसाइलेशन प्रोसेस सरल और तेज़ बन जाता है। अब आपको ग्राहक द्वारा किए गए पेमेंट का रिकंसाइलेशन अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर से अलग से करने की ज़रूरत नहीं है। प्रोसेस ऑटोमेटिक तरीके से होता है। अगर यह प्रोसेस उपलब्ध नहीं होता, तो आपको अपने जनरल लेजर को अपने इनवॉइस से अलग बैलेंस करना पड़ता। इस सिम्प्लिसिटी से रिकंसाइलेशन और भी आसान होता है।

एक इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम के बिना, आपकी अकाउंटिंग टीम को कई अकाउंट्स का रिकंसाइलेशन करने में हर दिन घंटों लग जाएंगे। लेकिन जब ERP सॉफ़्टवेयर और पेमेंट प्रोसेसर इंटीग्रेटेड होते हैं, तो इसकी

ज़रूरत नहीं पड़ती। जैसे ही पेमेंट आपके ERP सिस्टम में एंटर होता है, यह ऑटोमेटिक तरीके से पेमेंट को पहचान लेता है। इसके बाद, यह तुरंत उन इनवॉइसों से मैच करता है जो फ़िलहाल आपके सिस्टम के अनुसार पेंडिंग हैं। इस ऑटोमेशन के कारण आपकी फाइनेंस टीम अकाउंट्स का रिकंसाइलेशन करने में समय बर्बाद करने के बजाय उन दूसरे कामों पर ध्यान दे पाती है जिन पर ध्यान देने की ज़रूरत है। यह इस सिस्टम के सबसे बड़े लाभों में से एक है।

निष्कर्ष

क्या आपको अपने इनवॉइस के साथ पेमेंट प्रोसेसिंग को इंटीग्रेट करने की आवश्यकता है? इसका संक्षिप्त उत्तर हाँ है क्योंकि इससे आपको और आपके ग्राहकों को कई फ़ायदे मिलते हैं। अगर आप अपने बिज़नेस, उसकी एफिशिएंसी, अपने रिसोर्स और अपने ग्राहकों की परवाह करते हैं, तो आपको अपने ERP और पेमेंट प्रोसेसिंग के बीच निरंतर फ्लो बनाए रखने के लिए दोनों प्रोसेस को इंटीग्रेट करना होगा। आपके कर्मचारियों की प्रोडक्टिविटी बढ़ेगी, सिस्टम की एफिशिएंसी बेहतर होगी, आपके ग्राहक ज़्यादा खुश होंगे, आपका बिज़नेस डेटा ज़्यादा सुरक्षित रहेगा। साथ ही, इंटीग्रेशन होने से आपका बिज़नेस फलेगा-फूलेगा।

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