बिज़नेस अपने पेमेंट प्रोसेस को बेहतर बनाने के लिए टेक्नोलॉजी का उपयोग किस तरह कर रहे हैं

टेक्नोलॉजी ने व्यवसायों के काम करने के तरीके को व्यवस्थित, आसान और बेहतर किया है। आज, सभी व्यापार अपने ऑपरेशन्स के ख़ास पहलुओं को बेहतर बनाने के लिए किसी न किसी तरह की टेक्नोलॉजी का उपयोग करते हैं। उदाहरण के लिए, इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग एक ऐसा क्षेत्र है जिससे बिज़नेसों द्वारा ग्राहक से मिलने वाले पेमेंट को हैंडल करने के तरीके में सुधार हुआ है। पहले, पेमेंट किसी दूसरी डिवाइस का उपयोग करके स्वीकार किए जाते थे और रिकंसाइलेशन प्रोसेस पूरी तरह से मैन्युअल तरीके से करना पड़ता था। इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग प्रणाली की मदद से पेमेंट स्वीकार करना आसान, ऑटोमेटेड और तेज़ हो गया है। इससे बिज़नेस ऑपरेशन, ग्राहक को खुश रखने और बेहतर ROI पाने में मदद मिली है।

बिज़नेस अपने ऑपरेशन को सरल बनाने के लिए इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेस का उपयोग कैसे कर रहे हैं?

नीचे कुछ तरीके बताए गए हैं कि कैसे इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम को अपनाकर बिज़नेस अपनी ऑपरेशनल एफिशिएंसी को बेहतर बना रहे हैं।

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इनवॉइस में QR कोड और पेमेंट मोड

ग्राहकों से सीधे पेमेंट स्वीकार करने के लिए अब क्विक रिस्पॉन्स या QR कोड का उपयोग किया जा रहा है। QR कोड बिज़नेस द्वारा जनरेट किए इनवॉइस में एम्बेडेड होते हैं और उनके ज़रिए ग्राहक सीधे अपने स्मार्टफोन का उपयोग करके पेमेंट कर सकते हैं। ग्राहकों को अपने स्मार्टफोन पर बस एक कैमरा या QR कोड कैप्चर करने के लिए एक ऐप रखना होगा और वे बिज़नेस द्वारा लिए जा रहे अमाउंट का पेमेंट कर सकते हैं। QR कोड पैटर्न को पहले डिकोड किया जाता है और उसके बाद कन्वर्ट किया जाता है। QR कोड एक वर्सटाइल ऑप्शन है क्योंकि यह कई काम कर सकता है जैसेकि पेमेंट लिंक से कनेक्ट करना या यह कन्फर्म करना कि पेमेंट रिसीव हो गया है। फ़िलहाल भारत में केवल QR कोड का उपयोग करके 170 मिलियन से अधिक पेमेंट किए जा चुके हैं।

QR कोड न केवल जेनरेट करना आसान है बल्कि एक सरल विकल्प भी है क्योंकि इसके लिए ग्राहकों को किसी ख़ास सॉफ़्टवेयर को डाउनलोड करने की ज़रूरत नहीं पड़ती। चूंकि स्मार्टफोन वाला हर भारतीय Google Pay या PhonePe जैसे UPI का उपयोग करता है, इसलिए ग्राहकों से कुछ सेकंड में पेमेंट रिसीव करना आसान है। इस तरह से ग्राहक तुरंत पेमेंट कर सकते हैं और दुकानों में लंबी कतारें नहीं लगतीं। ग्राहकों को बस एक पेमेंट ऐप डाउनलोड करना होगा और उसके बाद, पेमेंट करने के लिए QR कोड स्कैन करना होगा। जनरेट हुए इनवॉइस में मौजूद एम्बेडेड QR कोड का उपयोग करके बिज़नेस बिना किसी परेशानी के पेमेंट कर सकते हैं।

SMS पेमेंट लिंक

आप अपने ग्राहकों को पेमेंट लिंक भेजकर पेमेंट करने के लिए कह सकते हैं। ग्राहक को बस पेमेंट लिंक पर क्लिक करना है और उसके बाद पेमेंट करना है। ये, आपने जो प्रोडक्ट बेचा है उसके लिए, पेमेंट प्राप्त करने के सबसे आसान तरीकों में से एक है। इसे पर्सनलाइज़ करने के लिए, आपको ग्राहक का नाम और जितने अमाउंट का पेमेंट करना है वो भरना होगा और उसके बाद उस व्यक्ति के फोन नंबर पर पेमेंट लिंक भेजना होगा। यह ग्राहकों से पेमेंट प्राप्त करने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है और साथ ही, उन्हें सुरक्षित महसूस कराता है क्योंकि उनके पास आपके द्वारा भेजे गए मैसेज की एक कॉपी होती है। वे अपनी मर्ज़ी से ऑनलाइन पेमेंट का तरीका चुन सकते हैं, इससे उन्हें अपने पसंदीदा विकल्प चुनने की सुविधा मिलती है।

बिज़नेस एक साथ कई ग्राहकों को पेमेंट लिंक भेजने के लिए सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं। इससे बिज़नेसों को हर दिन घंटों की बचत हो रही है क्योंकि वे प्रोसेस को पर्सनलाइज़ करने के साथ-साथ ऑटोमेट कर सकते हैं। SMS पेमेंट लिंक के लिए आपके ग्राहकों को कुछ भी डाउनलोड नहीं करना होता और इससे आपके पैसे भी बचते हैं क्योंकि आपको पेमेंट प्रोसेसिंग मशीन भी नहीं खरीदनी पड़ती। इससे खर्च काफी कम हो जाता है और आपके ग्राहकों को आपको समय पर पेमेंट करने की सुविधा मिलती है। पेमेंट लिंक क्रिएशन सॉफ़्टवेयर में अक्सर विकल्प मौजूद होते हैं जैसेकि आपके लिए SMS भेजे जाने का समय कस्टमाइज़ करना आदि।

SMS और ईमेल के माध्यम से लिंक के साथ में पेमेंट रिमाइंडर

पेमेंट रिमाइंडर ग्राहकों को यह याद दिलाने के विनम्र तरीके हैं कि उन्हें अपना पेमेंट पूरा करना है। कभी-कभी, अगर पेमेंट फेल हो जाता है तो ग्राहक ये भूल सकता है कि उसे बाद की तारीख में पेमेंट करना है। टेक्नोलॉजी और पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम के एडवांसमेंट के चलते बिज़नेस आसानी से ऐसे पेमेंट रिमाइंडर भेज सकते हैं जिनमें, ये कन्फर्म करने के लिए कि पेमेंट हो गया है, ईमेल और SMS के माध्यम से भेजे गए पेमेंट लिंक मौजूद होते हैं। चूंकि पेमेंट किसी दूसरे सॉफ़्टवेयर या तरीके का उपयोग करके किया जाना चाहिए, इसलिए बस पेमेंट रिमाइंडर भेज देना ही काफी नहीं होता और इसे अभी भी एक झंझट के रूप में देखा जा सकता है । पेमेंट रिमाइंडर लिंक की मदद से, ग्राहकों पर जो बकाया अमाउंट है उनके द्वारा बिज़नेसों को उसका पेमेंट करने की संभावना बढ़ जाती है।

छोटे बिज़नेस अक्सर पेमेंट न करने वाले ग्राहकों के कारण परेशान होते हैं क्योंकि पेमेंट का मूल तरीका फेल होने पर बिज़नेस फॉलो अप नहीं करते या फिर पेमेंट किया ही नहीं जाता। भले ही अमाउंट बहुत ज़्यादा न लगे, पर कल्पना करें कि अगर कई ग्राहक पेमेंट नहीं करेंगे तो समय के साथ बिज़नेस को कितना नुकसान होगा। SMS और ईमेल के माध्यम से भेजे गए पेमेंट रिमाइंडर, ग्राहकों से संपर्क करने और उन्हें पेमेंट पूरा करना याद दिलाने का सबसे अच्छा तरीका हैं। सॉफ्टवेयर के माध्यम से बिज़नेसों को रियलटाइम में पेमेंट का ट्रैक रखने में मदद मिलती है। इससे बिज़नेस अपने ग्राहकों से आसानी से पेमेंट रिसीव कर पाते हैं।

अकाउंट रिकंसाइलेशन

बिज़नेस चलाने का सबसे महत्वपूर्ण पहलुओं में से एक है रिकंसाइलेशन। जब पेमेंट की बात आती है, तो रिकंसाइलेशन ERP के बीच होता है, जिसमें invoice मॉड्यूल और पेमेंट प्रोसेसर होता है। जब तक इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग उपलब्ध नहीं थी, बिज़नेसों के पास पेमेंट स्वीकार करने का एक ही विकल्प था। उन्हें दो अलग-अलग सिस्टम रखने पड़ते थे; एक पेमेंट स्वीकार करने के लिए (यह एक अलग डिवाइस या पेमेंट का वर्चुअल तरीका हो सकता है), और दूसरा है इनवॉइस-जनरेटिंग सॉफ़्टवेयर (ERP का हिस्सा)। रिकंसाइलेशन मैन्युअल तरीके से करना पड़ता था और इसके कारण मानवीय गलतियाँ, देरी होती थी, कई घंटे का समय और बहुत सी मेहनत लगती थी।

इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम के आने के साथ, दो अलग-अलग सिस्टम की ज़रूरत ख़त्म हो गई। एक सिस्टम ही सब काम कर लेता है क्योंकि यह पेमेंट प्रोसेस कर पाता है और इसे इनवॉइस पर पोस्ट कर देता है। इससे रिसोर्स को उपलब्ध रख पाने में मदद मिलती है। कैशियर को अब मैन्युअल तरीके से टाइप करने की ज़रूरत नहीं पड़ती क्योंकि यह सब एक सेंट्रलाइज्ड सिस्टम के माध्यम से बिना किसी परेशानी के आसानी से किया जाता है। इस सिस्टम का एक और फ़ायदा है और वह है ऑटोमेटिक रिकंसाइलेशन। चूंकि पेमेंट तुरंत प्रोसेस और पोस्ट किया जाता है, इसलिए इससे अकाउंट रिकंसाइलेशन भी तुरंत होता है। इस तरह से, रिकंसाइलेशन प्रोसेस में तेज़ी आती है। इससे बिज़नेसों को समय बचाने और पहले से कहीं अधिक तेज़ी से रिकंसाइल करने में मदद मिल रही है।

क्या आपके बिज़नेस को इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम का विकल्प चुनना चाहिए?

एक इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम दो अलग-अलग एंटिटी के बजाय आपके ERP सिस्टम के इनवॉइसिंग मॉड्यूल के साथ मिलकर काम करता है। इसके ज़रिए आपका बिज़नेस बेहतर ढंग से काम कर पाता है, आपके रिसोर्स उपलब्ध रहते हैं और आप बाकी समय का उपयोग कर पाते हैं जब ऐसा करना वाकई में मायने रखता है। इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम रिस्क और फ्रॉड मैनेजमेंट के साथ आता है जो आपके ग्राहक डेटा को सुरक्षित रखने में मदद करता है। यह आपके ग्राहक के अनुभव को भी बेहतर करता है और उनके द्वारा नियमित रूप से आपसे खरीदारी करने और दूसरों को आपके बिज़नेस के बारे में बताने की संभावना बढ़ जाती है। इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम सभी प्रकार के बिज़नेसों के लिए बनाया गया है और यह हर प्रकार के बिज़नेस के काम आता है।

यह बहुत भरोसेमंद है, और अगर आपके बिज़नेस में पहले से ही कोई ERP है तो आपको ऐसा इंटीग्रेटेड पेमेंट प्रोसेसिंग सिस्टम चुनना चाहिए जो आपके ERP के साथ काम करे। यह आपके और आपके कर्मचारियों के लिए एकाउंटिंग को पहले से कहीं ज़्यादा आसान बना देगा। यह देर से पेमेंट आने और पेमेंट फेल होने की परेशानी से भी बचाता है जो आज MSMEs के लिए सबसे बड़ी समस्याओं में से एक है। अगर आप एफिशिएंसी, एकाउंटिंग में आसानी और तेज़ी से ट्रांसेक्शन चाहते हैं तो आपको एक इंटीग्रेटेड पेमेंट सिस्टम चुनना चाहिए। यह अपने सुरक्षा से संबंधित फीचर्स, स्पीड और उपयोग में आसानी के कारण आपके पूरे बिज़नेस को मदद करेगा। यह आपके ग्राहकों सहित इसमें शामिल सभी लोगों के लिए मददगार है, अगर आप तेज़ी से प्रोसेस कर पाते हैं तो उनके वफादार बने रहने की अधिक संभावना होती है।

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