एक्सेल स्प्रेडशीट एक शानदार टूल है जिसका इस्तेमाल सभी तरह के बिज़नेसों में किया जाता है। उनका इस्तेमाल ग्राहक के रिकॉर्ड से लेकर वित्तीय डेटा, इन्वेंट्री की जानकारी और भी बहुत कुछ तक, विभिन्न प्रकार के डेटा को स्टोर और मैनेज करने के लिए किया जाता है। यह दुनिया भर में बिज़नेसों द्वारा अपने ट्रांसेक्शन की जानकारी शेयर करने के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला सबसे आम फॉर्मेट है। उदाहरण के लिए, किसी ई-कॉमर्स ऑपरेटर से ऑर्डर/इनवॉइस की जानकारी पाने या डाउनलोड करने वाले बिज़नेस को एक्सेल में ऑपरेटर द्वारा बनाए गए डेटा को प्रोसेस करना होगा।
ख़ास बात यह है कि भले ही बिज़नेसों ने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करके अपने एकाउंटिंग और बुककीपिंग को ऑटोमेटेड कर दिया हो, एक्सेल में हमेशा कुछ डेटा तब भी बनाए रखा जाता है।
यह एक ज़रूरत या तौर-तरीके के रूप में आगे भी जारी रहेगा। अहम सवाल यह है कि एक्सेल में रखे गए डेटा का क्या होता है? उत्तर सरल है। ज़रूरी डेटा को बिज़नेसों द्वारा इस्तेमाल किए जाने वाले सॉफ़्टवेयर में रिकॉर्ड किया जाना चाहिए। मान लीजिए कि आपने ई-कॉमर्स ऑपरेटर पोर्टल से इनवॉइस की जानकारी के साथ एक्सेल डाउनलोड किया है। आपको इन सभी इनवॉइसों को अपने एकाउंटिंग या बिज़नेस सॉफ़्टवेयर में रिकॉर्ड करना होगा। इसे मैन्युअल रूप से करने की ज़रूरत है, जिसमें बहुत समय लगता है और इसमें बहुत सारी ग़लतियाँ हो सकती हैं, और अगर ज़्यादा इनवॉइस हैं, तो यह एक बुरे ख्वाब जैसा होगा।
क्या इसे जल्दी से करने का कोई तरीका है? हाँ, ज़रूर।
एक्सेल डेटा को सीधे बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट करें। इसे संभव बनाने के लिए, सॉफ़्टवेयर को उन कैपबिलिटीज़ के साथ बनाया जाना चाहिए जो आपको एक्सेल से बुककीपिंग और ट्रांसेक्शन इम्पोर्ट करने की अनुमति देता है। सॉफ़्टवेयर को एक्सेल में उपलब्ध जानकारी के आधार पर ज़रूरी रिकॉर्ड बनाना चाहिए। ई-कॉमर्स ऑपरेटर के मामले की तरह ही, एक्सेल से इनवॉइस की जानकारी इम्पोर्ट करने पर सॉफ़्टवेयर को ऑटोमेटेड तरीके से इनवॉइस बनानी चाहिए।
एक्सेल इम्पोर्ट कैपबिलिटीज़ के फ़ायदे देखने से पहले, आइए उन सिनेरियो पर नज़र डालें जिनमें यह सहायक होगा।
वे स्थितियाँ जिनमें एक्सेल से डेटा इम्पोर्ट करना काम आएगा
ऐसे कई सिनेरियो हैं जब एक्सेल से डेटा इम्पोर्ट करना काम आ सकता है। कुछ सबसे आम सिनेरियो में शामिल हैं:
- डीलरों से एक्सेल में प्राइस लिस्ट मिलने पर: अगर आपको एक्सेल में किसी डीलर से प्राइस लिस्ट मिलती है, तो आप प्राइस लिस्ट को अपने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट कर सकते हैं ताकि आप आसानी से कीमतों को ट्रैक और तुलना कर सकें।
- एक्सेल में रसीदों और पेमेंटों की जानकारी डाउनलोड करने पर: अगर आप एक्सेल में अपने कलेक्शन एजेंट से अपनी रसीदों और पेमेंटों की जानकारी डाउनलोड करते हैं, तो आप डेटा को अपने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट कर सकते हैं ताकि आप आसानी से अपने खर्च और कमाई का रिकॉर्ड रख सकें।
- अलग-अलग सॉफ़्टवेयर से स्विच करना: अगर आप एक बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर से दूसरे में स्विच कर रहे हैं, तो आपको अपने पुराने सॉफ़्टवेयर से डेटा को अपने नए सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट करने की ज़रूरत पड़ सकती है।
- एक से अधिक सॉफ़्टवेयर का इस्तेमाल करना: अगर आप कई सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन, जैसे अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर और लॉजिस्टिक सॉफ़्टवेयर का उपयोग कर रहे हैं, तो आपको एक सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन से दूसरे सॉफ़्टवेयर एप्लिकेशन में डेटा इम्पोर्ट करने की ज़रूरत हो सकती है। उदाहरण के लिए, आपको अपने लॉजिस्टिक सॉफ़्टवेयर से अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में डेटा इम्पोर्ट करने की ज़रूरत हो सकती है ताकि आप अपनी इन्वेंट्री लागतों को ट्रैक कर सकें।
- आपका फील्ड स्टाफ एक्सेल डेटा शेयर करता है: अगर आपका फील्ड स्टाफ स्टॉक ऑर्डर या मिले पेमेंट का डेटा एक्सेल में शेयर करता है, तो आप डेटा को अपने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट कर सकते हैं ताकि आप अपनी सेल्स और इन्वेंट्री को आसानी से ट्रैक कर सकें।
- एक्सेल में ई-कॉमर्स प्लेटफॉर्म डेटा: अगर आप ई-कॉमर्स प्लेटफ़ॉर्म का इस्तेमाल कर रहे हैं, तो आप अपना ऑर्डर और पेमेंट डेटा एक्सेल में एक्सपोर्ट कर सकेंगे। इसके बाद, आप इस डेटा को अपने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में इम्पोर्ट कर सकते हैं ताकि आप अपनी सेल्स और पेमेंट को आसानी से ट्रैक कर सकें।
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एक्सेल से डेटा इम्पोर्ट करना: बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर कैपेबिलिटीज़
एक्सेल से बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में डेटा इम्पोर्ट करने के कई फ़ायदे हैं। कुछ सबसे आम फ़ायदे हैं:
- बेहतर एफिशिएंसी: एक्सेल से डेटा इम्पोर्ट करने से बिज़नेसों को अपने बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में डेटा को मैन्युअल रूप से एंटर करने की ज़रूरत नहीं पड़ती जिससे समय और मेहनत बचती है।
- कम ग़लतियाँ होती हैं: एक्सेल से सीधे डेटा इम्पोर्ट करने से डेटा को मैन्युअल रूप से एंटर करने की ज़रूरत नहीं पड़ती जिससे ग़लतियां कम करने में मदद मिल सकती है।
- बेहतर स्केलेबिलिटी और डेटा विज़िबिलिटी: एक्सेल से डेटा इम्पोर्ट करके बिज़नेसों के लिए एक सेंट्रलाइज्ड लोकेशन पर कई शीटों में मौजूद अपने डेटा को देखना और उसे एक्सेस करना आसान हो सकता है। यह बिना किसी परेशानी के बहुत सारा डेटा इम्पोर्ट करने की क्षमता प्रदान करता है। यह न केवल बिज़नेसों के लिए एक आसान विकल्प होगा बल्कि स्केलेबल भी होगा। सॉफ़्टवेयर ऑटोमेटिक तरीके से एक्सेल से डेटा लेगा और इसके साइज़ की परवाह किए बिना इसे आसानी से उपलब्ध कराएगा।
- डेटा का बेहतर विश्लेषण और रिपोर्टिंग: बिज़नेस मैनेजमेंट सॉफ़्टवेयर में डेटा इम्पोर्ट करके, यूज़र इसमें मौजूद टूल का इस्तेमाल कर सकते हैं और बिल्कुल सही विश्लेषण और रिपोर्टिंग कर सकते हैं। अपने बिज़नेस में अहम इनसाइट्स पाने के लिए बिज़नेस इन कैपबिलिटीज़ का लाभ उठा सकते हैं जो उन्हें कम्पटीशन से बेहतर तरीके से आगे बढ़ने में भी मदद करेगा।
जल्द आ रहा है
इंतज़ार लगभग खत्म हो गया है क्योंकि TallyPrime अपने लेटेस्ट रिलीज़---TallyPrime4.0 में सिर्फ एक्सेल इम्पोर्ट कैपबिलिटीज़ तक सीमित न रहकर और भी बहुत कुछ लेकर आ रहा है।
- एक्सेल में एक ख़ास फॉर्मेट में लेजर या ट्रांसेक्शन मिला? आप एक्सेल फ़ाइल को तुरंत इम्पोर्ट कर सकते हैं और जानकारी को TallyPrime में फ़ील्ड में मैप कर सकते हैं
- एक्सेल में रखे गए मास्टर्स और ट्रांसेक्शन्स को TallyPrime में आसानी से इम्पोर्ट करें
- सैंपल एक्सेल टेम्पलेट. आप अपनी पसंद के टेम्पलेट का इस्तेमाल कर सकते हैं या TallyPrime द्वारा दिए टेम्पलेट का इस्तेमाल कर सकते हैं
- इम्पोर्ट करते समय, होने वाली किसी भी गलती को रिकॉर्ड करने के लिए लॉग बनाए जाते हैं
और भी बहुत कुछ…..
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