আপনি কি বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই করার ব্যবসার যাথে যুক্ত? জেনে নিন এই ব্যবসাকে দক্ষতার সাথে পরিচালনা করার ৫টি গুরুত্বপূর্ণ দিক

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাইয়ের ব্যবসার জটিলতাসমূহ

অন্যান্য শিল্পের সাথে তুলনা করলে দেখা যায় যে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই শিল্পের জটিলতা কিছুটা ভিন্ন। কন্সট্রাকশন  শিল্প এটির উপর নির্ভর করায় বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই সংগ্রহে কোনো সমস্যা হলে সংশ্লিষ্ট শিল্পগুলোর জন্যেও সমস্যার সৃষ্টি হয়।

এ ধরনের ব্যবসার প্রতিটি দিকে অবশ্যই সতর্কতার সাথে তদারকি ও ট্র্যাক করতে হয়। বিল্ডারদের মত বিভিন্ন ব্যবসায়ী যারা আপনার কাছ থেকে সাপ্লাই নেয়, তাদের সাথে হওয়া চুক্তিগুলো এই জটিলতার অন্যতম প্রধান অংশ। কোনো কিছু যাতে বাদ না পড়ে যায় সেজন্য আপনার অবশ্যই ক্যাশ ম্যানেজ করার ক্ষমতা থাকতে হবে। ক্যাশ ম্যানেজমেনেটের মধ্যে বকেয়া ব্যবস্থাপনা (Outstanding Management) অন্তর্ভুক্ত।

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসাকে দক্ষভাবে পরিচালনা করার ৫টি গুরুত্বপূর্ণ দিক

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাইয়ের শিল্পের উন্নতি করতে হলে সেই উন্নয়নের কৌশল নিয়ে সক্রিয়ভাবে চিন্তা করতে হবে। ভালোভাবে কাজ পরিচালনা ও অধিক দক্ষতার জন্য বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাইয়ের ব্যবসা হিসেবে নিম্নোক্ত ৫টি গুরুত্বপূর্ণ দিককে বিবেচনা করতে হবে।

বকেয়া ব্যবস্থাপনা (Outstanding Management)

বকেয়া ব্যবস্থাপনায় বিভিন্ন ধরণের কাজ রয়েছে যেমন ক্রেডিট কন্ট্রোল সিস্টেম, সঠিক সময়ে সঠিক ব্যক্তিদের কাছে রিমাইন্ডার লেটার ও ইমেইল পাঠানো। এর মধ্যে আরও রয়েছে আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল উপকরণ ব্যবসার অ্যাকাউন্ট পরিচালনা। কারণ কোন পেমেন্ট পেন্ডিং রয়েছে, কোন পেমেন্ট ঢুকছে আর কোন তারিখে কোন পেমেন্ট আসার কথা, এই সকল হিসাবের নিয়ন্ত্রণ আপনার কাছে থাকতে হবে। ব্যবসায় কী ঘটছে সে বিষয়ে বকেয়া ব্যবস্থাপনা আপনাকে একটি সংক্ষিপ্ত ধারণা দেয় এবং এটির মাধ্যমে আপনি আপনার ক্রেডিট আরও ভালোভাবে পরিচালনা করতে পারবেন। যেমন, কাদেরকে অধিক ক্রেডিট লিমিট দেয়া যায় আর কাদেরকে দেয়া যাবে না এমন সিদ্ধান্ত আপনি খুব সহজেই গ্রহণ করতে পারবেন।

অর্ডার ও ইনভয়েস ম্যানেজমেন্ট

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল উপকরণের ব্যবসা সফলভাবে চালানোর জন্য অর্ডার ও ইনভয়েস ম্যানেজমেন্ট অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। পরবর্তীতে যাতে কোনো অপ্রত্যাশিত ঝামেলা সৃষ্টি না হয় সেজন্য আপনাকে প্রতিটি লেনদেনের সকল গুরুত্বপূর্ণ বিবরণসহ ইনভয়েস তৈরি করতে হবে। একটি ইনভয়েসে বিক্রেতা ও ক্রেতার বিবরণ, লেনদেনের তারিখ, মূল্য, পরিমাণ, আইটেমের বিস্তারিত তথ্য, লেনদেন কোথায় হয়েছেসহ এ ধরণের আরও গুরুত্বপূর্ণ প্রাসঙ্গিক তথ্য থাকে যা আপনার ব্যবসায় সংরক্ষণ করা আবশ্যক। এতে করে ভবিষ্যতে কোনো সমস্যা দেখা দিলে, আপনি সহজেই সকল তথ্য থাকা ইনভয়েসটি বের করে দ্রুত সমাধান করতে পারবেন। ব্যবসা দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে চাইলে অর্ডার ও ইনভেয়সকে আপনার অবশ্যই অগ্রাধিকার প্রদান করতে হবে।

একাধিক ওয়্যারহাউজ বা গোডাউন ব্যবস্থাপনা

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই কোম্পানি হিসেবে আপনার একাধিক গুদাম বা গোডাউন থাকতে পারে। এই গুদামগুলো থাকতে পারে এক কিংবা একাধিক স্থানে। এই স্থাপনাগুলর মধ্যকার দুরত্ব অল্প বা অনেক বেশি হতে পারে। অল্প বা বেশি যাই হোক না কেন, এই গুদামগুলো ট্র্যাক করার একটি উপায় আপনার থাকতে হবে, যেমন সেই অবস্থানগুলোতে কী পরিমাণ উপকরণ সংরক্ষণ আছে, কখন এটি সংরক্ষণ করা হয়েছে ইত্যাদি। গোডাউন ম্যানেজমেন্টের মাধ্যমে আপনি রিয়েল-টাইমে আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ইনভেন্টরি ট্র্যাক করতে পারবেন যাতে করে কী আছে এবং কোথায় আছে সে সম্পর্কে অবগত থাকতে পারেন। এর মাধ্যমে তাৎক্ষনিকভাবে সঠিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করা আপনার জন্য সহজ হয়ে যাবে। সকল বিষয়ে আপনার কাছে নিখুঁত তথ্য থাকায় সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য আপনাকে আর দ্বিতীয়বার ভাবতেও হবে না, আন্দাজও করতে হবে না।

দক্ষ ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার একটি অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ দিক এবং বিপুল পরিমাণ কাজ এতে জড়িত থাকে। আপনার হাতে অবশ্যই আপনার ইনভেন্টরি ট্র্যাক করার ক্ষমতা থাকতে হবে এবং নিশ্চিত করতে হবে যে আপনার সকল ইনভেন্টরির হিসাব ঠিকঠাকভাবে রয়েছে। যেমন ধরুন, কোনো থার্ড পার্টির কোনো স্টক যদি আপনার হাতে আসে তাহলে ব্যবসার যথাযথ পরিচালনার জন্য আপনাকে অবশ্যই নিয়মিত স্টক থেকে সেগুলোকে আলাদাভাবে ট্র্যাক করতে হবে। আমাদের ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টে সকল বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ট্র্যাক করা, গ্রহণ করার তারিখ এবং পার্টির কাছে কখন পাঠাতে হবে সেই সকল অপশন রয়েছে। নির্দিষ্ট কোনো উপকরণের পরিমাণ নির্ধারিত সীমার নীচে নেমে গেলে অ্যালার্ট সিস্টেমের মাধ্যমে আপনাকে জানানোও এই সিস্টেমে রয়েছে।

বিস্তারিত রিপোর্ট তৈরি

MSME-সহ সকল ধরণের ব্যবসার জন্য রিপোর্ট অপরিহার্য হওয়ায় কোনভাবেই এটিকে অবেহলা করা যাবে না। আপনার ব্যবসায় কী ঘটছে এবং আপনি আপনার লক্ষ্য পূরণ করতে পারছেন  কিনা তা রিপোর্ট আপনার সামনে প্রদর্শন করবে। রিপোর্টে আপনি আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার সামগ্রিক পরিস্থিতি সম্পর্কে যাবতীয় সকল তথ্য পাবেন। ট্যালি প্রাইম-এর মতো নির্ভরযোগ্য সফ্টওয়্যার সলিউশন আপনাকে আপনার ব্যবসায় কী ঘটছে তার সকল তথ্য দেয় এবং বর্তমান পরিস্থিতি নিয়ে আপনি সন্তুষ্ট কিনা তার উপর ভিত্তি করে ব্যবসার বর্তমান কৌশল পরিবর্তন করবেন কি করবেন না সে বিষয়ে সিদ্ধান্ত নেয়াকে আপনার জন্য সহজ করে দেয়। নিয়মিত রিপোর্ট তৈরি করা আর সেই রিপোর্টগুলোর উপর ভিত্তি করে আপনার সিদ্ধান্ত নেয়া আপনার লক্ষ্যে দ্রুত পৌঁছতে আপনাকে সাহায্য করে।

ট্যালি প্রাইম: বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই শিল্পের জন্য একটি বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সফটওয়্যার

ট্যালি প্রাইম একটি শক্তিশালী ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার যেটিকে আপনার ব্যবসা পরিচালনার সকল জটিলতাগুলোকে সহজ করার জন্য ডিজাইন ও ডেভলপ করা হয়েছে। উন্নত ট্র্যাকিং ক্ষমতা, চাহিদা অনুযায়ী পরিবর্তন করার সুবিধা এবং সবসময় লেটেস্ট ভার্সনের ব্যবহার নিশ্চিতের জন্য ধারাবাহিক আপডেট হবার কারণে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই শিল্পের জন্য ট্যালি প্রাইম সবচেয়ে উপযুক্ত। যে যে বৈশিষ্টের কারণে ট্যালি প্রাইম বাংলাদেশের বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার জন্য সেরা পছন্দ তার মূল কিছু বৈশিষ্ট্য এখানে দেয়া হলো।

ইনভয়েস ও হিসাব

সঠিক অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার না থাকলে আপনার ব্যবসায়িক কার্যক্রম বিশৃঙ্ক্ষল হয়ে পড়বে। ট্যালি প্রাইম বিশ্বের অন্যতম বিশ্বস্ত অ্যাকাউন্টিং সলিউশন যা MSME-এর জন্য তৈরি। প্রতিটি ব্যবসায়িক লেনদেন, পেন্ডিং পেমেন্ট, আগাম পেমেন্ট ও ক্রেডিট সিস্টেমের হিসাব আপনার কাছে থাকতে হবে - আর ট্যালি প্রাইম এই প্রক্রিয়াটিকে করে সম্পূর্ণভাবে ঝামেলামুক্ত। সবচেয়ে সহজ থেকে শুরু করে সবচেয়ে জটিল কর্মকান্ড পর্যন্ত সকল কাজই ট্যালি প্রাইম পরিচালনা করে ঝামেলাহীনভাবে।

ট্যালি প্রাইম-এর ইনভয়েস তৈরির ফিচার পেশাদার ইনভয়েস তৈরি করে। এটি ইনভয়েস তৈরির জন্য বাংলাদেশের নিয়মাবলী অনুসরণ করে। আপনার কাছে কাস্টোমাইজেশনের অপশন থাকবে যার মাধ্যমে আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী আপনার ব্যবসার লোগো ও তথ্য যোগ করতে পারবেন। মাল্টি-বিলিং ফিচার রয়েছে যা থেকে আপনি আপনার পছন্দ ও শিল্পের স্ট্যান্ডার্ড অনুযায়ী আপনার ব্যবসার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত বিলিং ফরম্যাট নির্বাচন করতে পারবেন। গ্রাহকের ধরণ অনুযায়ী আপনার পছন্দ মতো আপনি প্রাইস লেভেল নির্ধারণ করতে পারবেন। যেমন, আপনি খুচরা বিক্রেতা, পাইকারী বিক্রেতাদের জন্য ভিন্ন ভিন্ন মূল্য নির্ধারণ করতে পারবেন। এতে করে বিভিন্ন ধরণের গ্রাহকের জন্য ইনভয়েস তৈরি করার সময় ভুল হবার সম্ভাবনা দূর হয়। এটি ইনভয়েস তৈরির প্রক্রিয়ার গতি বাড়ায় যার ফলে বিলম্ব ও ঝামেলা দূর হয়।

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট

ট্যালি প্রাইম-এর একটি সমন্বিত ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট (Integrated Inventory Management) সিস্টেম রয়েছে যা বর্তমানে বাংলাদেশে পাওয়া যায় এমন অনেক স্ট্যান্ডঅ্যালোন ইনভেন্টরি সিস্টেমের চেয়ে ভালো। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মাধ্যমে ইনভেন্টরি-সম্পর্কিত সকল তথ্য আপনি চোখের পলকে পেয়ে যাবেন। নির্দিষ্ট কোনো বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই কতগুলো আইটেম আছে তা কি আপনি জানতে চান? সেগুলোকে কখন সরবরাহ করতে হবে আপনি কি সেই ডেটা চান? ইনভেন্টরি লেভেল পূর্বনির্ধারিত লেভেলের নীচে নেমে গেলে আপনি কি অ্যালার্ট পেতে চান? উত্তর যদি হ্যাঁ হয় তাহলে ট্যালি প্রাইমই হতে পারে আপনার একমাত্র বিশ্বস্ত বিজনেস ম্যানেজমেন্ট টুল।

ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে আপনি ব্যাচ বা লট অনুযায়ী ইনভেন্টরি ম্যানেজ করতে পারবেন। এটি দিয়ে আপনি বাংলাদেশে একাধিক লোকেশন ও গুদাম সহজেই ম্যানেজ করতে পারবেন। যেমন, আপনি যদি কোনো ওয়্যারহাউজ কিংবা গোডাউনে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই
সংরক্ষণ করে থাকেন, তাহলে ট্যালি প্রাইমের মাধ্যমে আপনি সহজেই ও তাত্ক্ষণিকভাবে সেগুলো ট্র্যাক করতে পারবেন। ট্যালি প্রাইম যে মাত্রায় স্বাধীনতা ও আপনার চাহিদা অনুযায়ী পরিবর্তন করার সুযোগ দেয় তাতে করে ব্যবসা আরও ভালোয়াভবে পরিচালনা করা সম্ভব হয়। এমনকি এটি যদি বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল উপকরণ সাপ্লাইয়ের মতো জটিল কিছু হয় তবুও।

জব কস্টিং ও অর্ডার কস্টিং, এই দুটো বিষয় সম্পর্কিত কারণ জব কস্টিং অর্ডার কস্টিংয়ের একটি অংশ। আপনি সঠিকভাবে লেবার কস্টিং, ম্যাটেরিয়াল কস্টিং, ওভারহেড কস্টিং ট্র্যাক করতে পারার কারণে ট্যালি প্রাইমের জব কস্টিং ফিচারের মাধ্যমে আপনি বিস্তারিত তথ্যের গভীরে প্রবেশ করতে পারবেন। সফ্টওয়্যারটির মাধ্যমে আপনি সুক্ষ্ণাতিসুক্ষ্ণ বিবরণ পেতে পারেন যাতে করে প্রতিটি কাজের প্রকৃত খরচের তথ্য আপনি পেয়ে যাবেন। আপনি লোকেশন অনুয়ায়ী এটিকে ভাগ করতে, অর্জিত মুনাফার তথ্য জানতে ও বিভিন্ন লোকসানের বিবরণ পাবেন।

উন্নত (Advanced) রিপোর্ট তৈরি করা

র ডেটা বা অরূপান্তরিত ডেটার ভিত্তিতে সিদ্ধান্ত গ্রহণ প্রায় অসম্ভব। আপনার প্রয়োজন অর্থপূর্ণ ডেটা। সঠিক দিকনির্দেশনা প্রদান করা রিপোর্টের ব্যবহারের ফলে আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসা যাতে সফল হয় সেটি ট্যালি প্রাইম-এর উন্নত রিপোর্ট তৈরির ক্ষমতা নিশ্চিত করে। আপনি শত শত রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন এবং এই ধরনের রিপোর্টে কী কী থাকবে তা আপনি ঠিক করতে পারবেন। আপনি যাতে সর্বোচ্চ দ্রুত গতিতে আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার সম্ভাবনা উন্মুক্ত করতে পারেন সেজন্য ট্যালি প্রাইম আপনার হাতে জাদুকাঠি তুলে দিয়েছে। আপনি কিছু বাদ দিয়ে থাকলে রিপোর্ট সেই বিষয়গুলো আপনার সামনে প্রদর্শন করবে ফলে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই শিল্পে এগিয়ে যাওয়ার নতুন সুযোগ উন্মোচিত হবে।

যেমন, আসুন ট্যালি প্রাইম তৈরি করতে পারে এমন ইনভেন্টরি রিপোর্ট দেখে নেয়া যাক। আপনি মুভমেন্ট বিশ্লেষণ রিপোর্ট (Movement Analysis Report) তৈরি করতে পারবেন যেটি বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই স্থানান্তরের গতি বিষয়ে ব্যাখ্যা করে। মুভমেন্টের গতি ও মুভমেন্টের জন্য যে সময় লাগে তা এই রিপোর্টে দেখানো হয় যাতে করে কোন আইটেমগুলোর চাহিদা বেশি ও কোন উপকরণগুলোর চাহিদা তত বেশি নয় তা আপনি জানতে পারেন। আপনি স্টকের এজিং রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন যার উপর ভিত্তি করে আপনি দেখতে পারবেন যে আপনার ব্যবসা কিভাবে ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনাকে উন্নত করতে পারে। আপনি রি-অর্ডার লেভেল রিপোর্ট তৈরি করতে পারেন যার মাধ্যমে আপনি একটি নির্দিষ্ট সময় পার হবার পর বা স্টক একটি নির্দিষ্ট স্তরে পৌঁছানোর পর বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল উপকরণ পুনরায় অর্ডার করার প্যারামিটার নির্ধারণ করে দিতে পারেন। 

নগদ অর্থ প্রবাহ (Cash Flow) ও বেতন ব্যবস্থাপনা (Payroll Management)

ট্যালি প্রাইম-এর নগদ অর্থ প্রবাহ ম্যানেজমেন্টে এজিং বিশ্লেষণ অন্তর্ভুক্ত রয়েছে যাতে করে আপনি পেন্ডিং থাকা বিল ও সেগুলো কে প্রদান করবে সে বিষয়ে জানতে পারেন। আপনি যাতে সময়ের অপচয় এড়িয়ে দ্রুত একসাথে পেমেন্ট করতে পারেন সেটি একাধিক বিল নিষ্পত্তি (Multiple Bill Settlement) করার ফিচার নিশ্চিত করে। আপনার নগদ অর্থ প্রবাহের অবস্থা জানতে চান? ট্যালি প্রাইম আপনাকে এই সম্পর্কে নিখুঁত তথ্য দিবে। কী পরিমাণ অর্থ কতটা এসেছে আর কী পরিমাণ অর্থ বের হচ্ছে তা আপনি জানতে পারায় সফ্টওয়্যার সলিউশনটির নগদ প্রবাহ প্রাক্কলন (Cash Flow Projection) ফিচারের মাধ্যমে সঠিক পরিকল্পনা তৈরি করতে পারবেন। ঋণের নিখুঁত হিসাব করার জন্য এই উন্নত সফ্টওয়্যার টুলটি ব্যবহার করে আপনি অত্যন্ত সহজে সুদ গণনা করতে পারবেন।

বেতন ব্যবস্থাপনা ট্যালি প্রাইম-এর একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এটি থাকার কারণে কর্মচারীদের পেমেন্ট প্রক্রিয়াকরণের জন্য আপনার আলাদা আর কোনো টুলের প্রয়োজন হবে না। আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল উপকরণ ব্যবসা আরও বেশি দক্ষ করার জন্য পেমেন্ট প্রক্রিয়াকে আপনি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন। সহজে ম্যানেজ করার জন্য ট্যালি প্রাইমে একাধিক কর্মচারীর গ্রুপ (যেমন বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট) তৈরি করার সুযোগ রয়েছে। সফ্টওয়্যারটিতে উপস্থিতির ধরণও রয়েছে যাতে করে আপনি কোনো কর্মচারী কতগুলো ছুটির জন্য আবেদন করেছেন তার উপর ভিত্তি করে কত পেমেন্ট করতে হবে তা গণনা করতে পারেন। আপনি প্রোডাকশন ভিত্তিক পেমেন্টও করতে পারবেন।

ট্যালি প্রাইম-এর পাওয়া যায়। কেন বিশ্বব্যাপী ২ মিলিয়নেরও বেশি ব্যবসার কাছে ট্যালি প্রাইম সফ্টওয়্যার সলিউশন পছন্দের তা বুঝতে আপনার বিল্ডিং উপকরণ ব্যবসার জন্য আজই এটিকে পরখ করে দেখুন।