مع تطبيق المرحلة الأولى من منظومة الفوترة الإلكترونية في السعودية، ربما ما زلت تحاول اكتشاف مزايا التحول من استخدام الفواتير المطبوعة التقليدية إلى الفواتير الإلكترونية.
وربما تشعر ببعض الحيرة حول كيفية البدء أو ما الذي ينبغي عليك فعله حتى تصبح مستعدًا كفاية لهذا التغيير. إذا كانت لديك أسئلة ومخاوف، فأنت تقرأ المقال المناسب وقد أوشكت على إيجاد الإجابات الكاملة عن أسئلتك.
لنبدأ بالتأثير الإيجابي لمنظومة الفوترة الإلكترونية على شركتك.
مزايا الفوترة الإلكترونية للمنشآت
الفوترة بفضل التخلص من المعاملات الورقية، توفر لك الوقت، والمال، والجهد، والمساحة اللازمة لتخزين الإلكترونيةالملفات. لا شك أنك على دراية بكل ذلك. على الجانب الآخر، تساعدك الفوترة الإلكترونية على تبسيط عمليات سير العمل في شركتك وتضمن الشفافية في حفظ الدفاتر والسجلات. وفيما يلي ملخص للمزايا:
· مع نمو أعمالك وتوسعها، يشهد حجم البيانات والمعاملات زيادة سريعة. سيتم نقل كمية كبيرة من البيانات والفواتير وإدارتها بسرعة وفعالية دون إثقال كاهل شركتك بالأعمال الورقية والمعاملات التقليدية. ويمكن للفوترة الإلكترونية أن تساعدك على اختصار جميع دورات الدفع التي تحتاج إليها شركتك وتوفر كل الوقت المستغرق في إعداد الفواتير الورقية. إذا كانت أعمالك التجارية موجهة للمنشآت، فستختصر دورات الدفع بإرسال فواتير التوريد بين المنشآت لمرة واحدة؛ ما يقلل الحاجة إلى الإرسال بصيغ متعددة.
أفضل برامج الفوترة الإلكترونية (فاتورة) في السعودية
كيفية إنشاء الفواتير الإلكترونية على الفور بمساعدة TallyPrime في المملكة العربية السعودية
- · توفير المساحة في شركتك والحفاظ على البيئة أيضًا. مع الفوترة الإلكترونية، يمكنك توفير مساحة التخزين التي كانت مطلوبة لتخزين الفواتير الورقية. ستوفر الوقت، والمساحة، والمال، وتحافظ على البيئة أيضًا؛ حيث لن تحتاج إلى فواتير ورقية مطبوعة.
- · وسيصبح تدقيق الفواتير أسهل بكثير وأكثر كفاءة. وتوفر أنظمة الفوترة الإلكترونية آليات تعمل على تقليل الأخطاء أو منعها تمامًا. عادةً ما تتسبب أساليب الفوترة التقليدية القديمة في زيادة احتمالية التلف والخسارة، ولكن مع أنظمة الفوترة الإلكترونية، ستصبح قادرًا على حفظ جميع بيانات الفواتير بصيغة إلكترونية منظمة وبطريقة آمنة وسهلة.
- · يمكن للعملاء التمتع بعلاقة أفضل وتجربة مستخدم محسنّة مع شركتك، وذلك مع المزيد من الوضوح، والشفافية، والثقة فيما يشترونه وممن يشترونه. يمكن إدارة العملية بأكملها بدقة وإجراء معاملات سلسة مع عملائك. وهذا من شأنه تحسين تسوية الحسابات، وتجربة العملاء، والعلاقة بين المورّدين والعملاء.
كيف تهيئ شركتك للانضمام إلى منظومة الفوترة الإلكترونية؟
· استخدام برنامج فوترة إلكترونية متوافق
تحتاج شركتك إلى حل ذكي متكامل لاستضافة جميع المعاملات والإجراءات. وهذا واحد من أكثر المتطلبات بالغة الأهمية لإنشاء الفواتير الإلكترونية وتخزينها. يجب أن يتيح لك برنامج الفوترة الإلكترونية القدرة على إنشاء الفواتير الإلكترونية المتوافقة، وأرشفتها، والحماية من التلاعب، ويأتي مزودًا بميزة التحكم في الوصول. علاوة على ذلك، يجب أن يساعدك البرنامج ذاته على إدارة وظائف الأعمال المختلفة، مثل المحاسبة والمخزون والضرائب وكشوف الرواتب وأكثر من ذلك بكثير على نحو متكامل.
· تدريب فريقك على استخدام نظام الفوترة الإلكترونية
على الرغم مما يقدمه هذا التغيير من دعم ومساعدة لشركتك، شأنه شأن أي تغيير آخر، يجب أن يكون مألوفًا ومقبولاً أولاً. وسيساعد تدريب فريقك الموظفين والمؤسسة على التعرّف على النظام جيدًا. يؤدي برنامج الفوترة الإلكترونية البسيط وسهل الاستخدام دورًا رئيسيًا في شركتك؛ فهو يساعد فريقك على تعلّم النظام الجديد واستخدامه بكفاءة أكبر.
· مراجعة توافقك مع متطلبات الفوترة الإلكترونية
ستساعدك قراءة الإرشادات وأدلة المستخدم المتاحة على الموقع الإلكتروني الرسمي لهيئة الزكاة، مع جميع اللوائح والمتطلبات ذات الصلة، على وضع قائمة مرجعية لتجنب الأخطاء خلال هذا التغيير الجذري.
· استخدام صيغة الفاتورة المناسبة
يحدد نموذج عملك ونوع عميلك صيغة الفاتورة الإلكترونية المناسبة التي تحتاج إلى إصدارها. إذا كنت تبيع سلعة أو خدمة لمنشأة أخرى (نموذج التوريد من منشأة إلى منشأة)، فستحتاج إلى إصدار فاتورة إلكترونية ضريبية. وفي حال كنت تبيع سلعة أو خدمة إلى عملاء أفراد (نموذج التوريد من منشأة إلىعميل)، فستحتاج إلى إصدار فاتورة إلكترونية ضريبية مبسطة مع رمز الاستجابة السريعة. بالإضافة إلى ذلك، تأكد من تسجيل جميع البيانات الإلزامية المطلوبة في الفواتير.
عملية الفوترة الإلكترونية
الفوترة الإلكترونية هي مفهوم يهدف إلى تغيير عملية إصدار الفواتير والإيصالات الورقية إلى طريقة إلكترونية للفوترة. يتيح الشكل الإلكتروني لإصدار الفواتير تبادل ومعالجة الفواتير، والإشعارات المدينة، والإشعارات الدائنة بصيغة إلكترونية منظمة بين البائع والمشتري باستخدام حل إلكتروني متكامل.
الفوترة الإلكترونية باستخدام TallyPrime
يمكن أن يساعد TallyPrime، برنامج إدارة الأعمال المزود بحل مدمج للفوترة الإلكترونية، شركتك على الامتثال لمتطلبات الفوترة الإلكترونية. اكتشف مجموعة كبيرة من ميزات الفوترة الإلكترونية في TallyPrime
- · إنشاء الفواتير الإلكترونية بنقرة واحدة
- · طباعة رمز الاستجابة السريعة على الفواتير بسهولة
- · إنشاء الفواتير الإلكترونية للفواتير الضريبية والفواتير المبسطة
- · تتيح لك تقارير الفواتير الإلكترونية الحصرية
- تساعدك آليات الوقاية والكشف والإصلاح البديهية
- · ستساعدك آليات الوقاية والكشف والإصلاح البديهية على التعامل مع الاستثناءات بسهولة
- · دعم الفواتير الإلكترونية لجميع أنواع المعاملات، بما في ذلك: الإشعار المدين، والإشعار الدائن، وفواتير نظام نقاط البيع، والإيصالات
- · تصدير الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML/PDF وفقًا للمتطلبات التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
- · عناصر تحكم أمني وإدارة تسجيل الدخول للمستخدمين
- · سجل تفصيلي لجلسات المستخدم يوضح التاريخ الكامل للبيانات الأساسية والمعاملات
· لم تستخدم برنامج TallyPrime بعدُ؟ احصل على نسخة تجريبية مجانية وجرّب المنتج.
استكشف المزيد من المنتجات
