لنفترض أنك أصدرت فواتير إلكترونية عبر نظام "فاتورة" (نظام الفوترة الإلكترونية في السعودية)، ثم اكتشفت أنك أدخلت مبلغًا غير صحيح، أو طبقت معدل ضريبة قيمة مضافة خاطئًا، أو اخترت المتعامل الخطأ، ففي هذه الحالة، لن يُسمح لك بإلغاء تلك الفاتورة أو تعديلها. وكما هو الحال في أي نظام فوترة إلكترونية آخر، يُصدر نظام "فاتورة" خطأ عند وقوع مثل هذه الحالات. ومع ذلك، هناك طريقة محددة لتصحيح هذه المشكلات في السعودية: فبدلًا من تعديل الفاتورة الصادرة، يتم تصحيحها عبر إشعارات إلكترونية تُشير إلى الفاتورة الأصلية.
يشرح هذا المقال ما يُجيزه النظام، ومتى يجب استخدام إشعارات الدائن أو المدين، وكيفية التعامل مع حالات الرفض، وكيف يمكن لبرنامج "تالي برايم" تبسيط سير عملك. وقد كُتب المقال ليناسب الشركات الهندية الصغيرة والمتوسطة العاملة في السعودية، وتمت صياغته بلغة بسيطة وواضحة.
ما الذي تُجيزه هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، وما الذي تحظره؟
بمجرد إصدار الفاتورة الإلكترونية ومشاركتها مع المشتري، لا يمكنك تعديلها أو إلغاؤها. وتُلزمك لائحة ضريبة القيمة المضافة بإصدار إشعار دائن أو مدين مرتبط بالفاتورة الأصلية. وتعد هذه هي الطريقة الوحيدة المسموح بها لتصحيح الفواتير الصادرة.
يغطي برنامج الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك (الهيئة) الفواتير والإشعارات الإلكترونية بصيغة منظمة يتم تبادلها عبر حلول متوافقة. ويجب أن تتبع عمليات التصحيح النهج المُنظَّم ذاته، وأن تتضمن جميع الحقول الإلزامية.
إشعار الدائن مقارنةً بإشعار المدين: متى تستخدم كلًا منهما؟
يمكنك حل معظم الأخطاء في الفواتير باستخدام إحدى أداتين: يُستخدم إشعار الدائن لإلغاء القيمة الواردة في الفاتورة الأصلية، بينما يُستخدم إشعار المدين لزيادة القيمة إذا كانت الفاتورة الأصلية تحتوي على نقص. ويجب ربط الإشعار دومًا برقم الفاتورة الأصلية وتاريخها، مع توضيح سبب الإصدار وإدراج القيم المصححة.
- استخدم إشعار الدائن عندما يكون السعر أو الكمية أو مبلغ الضريبة أكبر من اللازم.
- استخدم إشعار المدين عندما يكون السعر أو الكمية أو مبلغ الضريبة أقل من اللازم.
- استخدم الإشعارات للأخطاء التفصيلية، مثل رقم ضريبة القيمة المضافة للمشتري، أو رمز الصنف، أو الوصف الذي يؤثر على احتساب الضريبة.
حقائق حول واقع الدمج في المرحلة الثانية يجب معرفتها
في المرحلة الثانية، يتم دمج حل الفوترة الإلكترونية لديك مع الهيئة لتمكين الفسح الفوري لفواتير المعاملات بين الشركات، وإعداد تقارير شبه فورية لفواتير المعاملات المبسطة بين الشركات والمستهلك. وتؤكد الهيئة والمصادر المعتمدة أن الفواتير الإلكترونية الصادرة لا يمكن تعديلها، وأن التصحيحات يجب أن تُنفذ من خلال الإشعارات الإلكترونية. وبناءً على ذلك، يترتب على الدمج مع الهيئة نتيجتان عمليتان:
- أولًا، في حال فشل عملية الفسح، يجب تصحيح الفاتورة القياسية ثم إعادة إصدارها.
- ثانيًا، يجب الإبلاغ عن الفاتورة المبسطة خلال الفترة الزمنية المحددة، مع تضمين رمز استجابة سريعة وختم ساري المفعول.
في حال أرسلت الهيئة رسالة فشل أثناء عملية الفسح، فعليك تصحيح الخطأ المشار إليه وإعادة إصدار الفاتورة. وتشمل أسباب الفشل الشائعة عدم ملء الحقول الإلزامية، أو حدوث خطأ في الترقيم التسلسلي، أو عدم صلاحية رمز الهاش، أو حدوث خطأ في معدلات ضريبة القيمة المضافة. ويجب أن يوضح حل الفوترة الإلكترونية سبب الفشل الوارد من الهيئة حتى تتمكن من إصلاح السبب الجذري.
التحكم في التسلسل: قيمة عداد الفاتورة وإعادة الإرسال
تتضمن كل فاتورة إلكترونية وإشعار إلكتروني قيمة عداد فاتورة، والتي يجب أن تُحافظ على تسلسل صارم دون أي تكرار. وفي حال فشلت الفاتورة رقم 3 في عملية الفسح وتمت إعادة توليدها، فيجب أن تستخدم عملية الإرسال التالية القيمة التسلسلية التالية في العدّاد، دون إعادة استخدام القيمة السابقة. تُسهم المحافظة على تسلسل مستمر وغير متكرر لقيمة عداد الفاتورة في حماية سجل التدقيق لعملياتك.
آلية عمل تصحيح عملية وموثوقة يمكنك الاعتماد عليها
بإمكانك تطبيق روتين بسيط يخفف من الأعباء ويدعم الامتثال السليم. يعمل هذا الروتين بكفاءة في برنامج "تالي برايم" أوبرنامج "تالي برايم" أي حل معتمد لإصدار الفواتير الإلكترونية.
1. قبل الإصدار
أدخل نقاط تحقق في عملية إصدار الفواتير لديك. تحقق من أرقام ضريبة القيمة المضافة، والعناوين، ورموز الأصناف، ومعدلات ضريبة القيمة المضافة. وتحقق من الإجماليات، والتقريب، ونوع العملة. قم بتضمين معاينة لرمز الاستجابة السريعة للفواتير المبسطة، ومعاينة لصيغة XML للفواتير القياسية. تحد هذه الإجراءات من الحاجة إلى التصحيحات اللاحقة وتقلل من عدد إشعارات الدائن والمدين. تتوقع الهيئة أن تكون جميع الحقول، والتنسيقات، والأختام متوافقة تمامًا في لحظة الإصدار.
2. عند وجود خطأ في فاتورة مُصدَرة
اتبع الخطوات التسلسلية التالية لإجراء تصحيحات سليمة:
- تحديد نوع الخطأ: تأكد مما إذا كانت القيمة تتطلب تخفيضًا أو زيادة، أو ما إذا كان يجب عليك تصحيح الحقول الوصفية.
- اختيار الأداة المناسبة: أصدر إشعار دائن في حال التخفيض أو إشعار مدين في حال الزيادة، مع ضرورة ربط الإشعار بالفاتورة الأصلية.
- إدراج المراجع المطلوبة: سجل رقم الفاتورة الأصلية، وتاريخها، وسبب التصحيح. وتأكد من صحة رموز الهاش والأختام ورمز الاستجابة السريعة عند الاقتضاء.
- فسح الإشعارات أو الإبلاغ عنها: أرسل الإشعارات من خلال حلك المتكامل بما يتماشى مع متطلبات المرحلة الثانية. تتطلب الإشعارات القياسية الفسح، بينما تتطلب الإشعارات المبسطة الإبلاغ.
- المشاركة مع المشتري: قدّم الإشعار التي تم فسحه لمتعاملك لأغراض التسوية.
- الأرشفة السليمة: احتفظ بنسخة من الفاتورة الأصلية، والإشعار، والبيانات ذات الصلة للفترة النظامية، إذ تشترط لوائح ضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بها لمدة لا تقل عن ست سنوات.
3. حالات استثنائية قد تواجهها
قد تكتشف وجود خطأ قبل مشاركة الفاتورة أو الإبلاغ عنها. في مثل هذه الحالات المحدودة، قد يتيح لك برنامجك إيقاف المستند قبل إتمامه (الفسح/ الإبلاغ). ومع ذلك، بمجرد مشاركة الفاتورة مع المشتري أو تقديمها للفسح أو الإبلاغ، يجب إجراء التصحيحات من خلال إصدار إشعار.
قد تحتاج أحيانًا إلى إلغاء معاملة بالكامل. في هذه الحالة، يجب عليك إصدار إشعار دائن بكامل القيمة بدلًا من حذف الفاتورة، إذ يعد الحذف وظيفة محظورة ويستدعي فرض عقوبات.
4. حفظ السجلات والجاهزية للتدقيق في السعودية
تشترط السعودية الاحتفاظ بالفواتير والإشعارات بما يتماشى مع قواعد ضريبة القيمة المضافة لحفظ السجلات. ويُشترط أن لا تقل فترة الاحتفاظ عن ست سنوات من نهاية الفترة الضريبية بموجب نظام ضريبة القيمة المضافة، مع ملاحظة أن بعض القطاعات والأصول قد تتطلب فترات احتفاظ أطول. ويجب أن تُحفظ السجلات الإلكترونية بطريقة تضمن قابليتها للقراءة وسهولة الوصول إليها وتوفرها للفحص داخل المملكة.
تأكد من أن حل الفوترة الإلكترونية لديك يدعم التخزين الآمن لحمولات XML، وملفات PDF/A-3 المُضمَّنة، والأختام التشفيرية، وإيصالات التحقق. وتؤكد إرشادات الهيئة الضوء على أن التخزين والأرشفة السليمة يُعدان التزامًا نظاميًا واجب التنفيذ.
الأخطاء الشائعة وكيفية تجنبها
ترتكب العديد من الشركات أخطاء يمكن تجنبها أثناء تطبيق نظام الفوترة الإلكترونية. سيساعدك فهم هذه الأخطاء في الحفاظ على امتثالك وتفادي العقوبات.
- تعديل الفواتير المُصدَرة محظور تمامًا بموجب لوائح الهيئة، لذا، قم دائمًا بإنشاء إشعار دائن أو مدين لإجراء التصحيحات.
- لا تُعِد استخدام قيمة عداد الفاتورة أبدًا بعد فشل فسح الفاتورة؛ بل استمر باستخدام قيمة العداد التسلسلية التالية لضمان الامتثال.
- قم دائمًا بتضمين رقم الفاتورة الأصلية، وتاريخها، وسبب التصحيح عند إصدار إشعارات التصحيح للحفاظ على إمكانية التتبع الكامل.
- راجع رسائل فشل الفسح بعناية، وحدد السبب الجذري للرفض، وصحح الخطأ، ثم أعد إصدار الفاتورة على الفور.
- احتفظ بسجلات إلكترونية آمنة ومتاحة للفواتير والإشعارات لمدة لا تقل عن ست سنوات، كما تقتضي لوائح ضريبة القيمة المضافة.
الخلاصة والخطوات التالية
- لا يمكنك إلغاء فاتورة إلكترونية مُصدرة في السعودية أو تعديلها، حيث يتم تصحيح المعاملة عبر إشعار دائن أو مدين تُربط بالفاتورة الأصلية وتتبع قواعد المرحلة الثانية. تُعد إدارة تسلسل قيمة عداد الفاتورة، ومعالجة حالات فشل الفسح، والاحتفاظ بسجلات قوية، ممارسات أساسية لضمان الامتثال وسلامة التدفقات النقدية.
إن فهم اللوائح واستخدام برنامج فوترة إلكترونية متوافق مثل برنامج "تالي برايم" يضمن التزام شركتك بلوائح الهيئة والحفاظ على دقة سجلاتك المالية دائمًا.
