هل تدير شركة في المملكة العربية السعودية؟ إذا كان الأمر كذلك، فمن المهم أن تكون على دراية بنظام الفوترة الإلكترونية، المعروف أيضًا باسم "فاتورة". يُعد هذا النظام بديلًا عن الفواتير الورقية التقليدية والإشعارات المنشأة يدويًا، إذ يعتمد على الفواتير الرقمية. وتُلزِم هيئة الزكاة والضريبة والجمارك السعودية (الهيئة) عددًا من الشركات بتطبيق هذا النظام وفقًا لأحكام نظام ضريبة القيمة المضافة. وتأتي هذه الخطوة ضمن خطة التحول الرقمي الحكومية الرامية إلى تعزيز شفافية المعاملات ورفع كفاءتها.
يقدم هذا الدليل شرحًا تفصيليًا للخطوات المطلوبة للتسجيل عبر بوابة الهيئة.
ما المطلوب تحضيره قبل التسجيل؟
قبل البدء في التسجيل عبر البوابة، يُنصح بتجهيز المستندات والتفاصيل التالية:
- رقم تسجيل سارٍ في ضريبة القيمة المضافة داخل المملكة العربية السعودية، إذ لا يمكن إتمام التسجيل من دونه.
- تفاصيل الكيان النظامي: اسم الشركة، ورقم السجل التجاري، ومعلومات الاتصال الصحيحة، وتفاصيل العنوان.
- صلاحيات الوصول الإداري إلى بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أو بوابة "فاتورة" باستخدام الرقم التعريفي الضريبي.
- برنامج لإنشاء الفواتير الإلكترونية متوافق مع معايير الهيئة.
- القدرة على إنشاء وإدارة طلب توقيع الشهادة والحصول على مُعرِّف ختم التشفير، وهو متطلب إلزامي لعمليتي الدمج والفسح في المرحلة الثانية.
كيف يتم التسجيل في بوابة الفوترة الإلكترونية التابعة للهيئة؟
فيما يلي الخطوات المتبعة لإتمام عملية الانضمام إلى بوابة الفوترة الإلكترونية التابعة للهيئة:
الخطوة الأولى: الدخول إلى البوابة وتسجيل الدخول
ابدأ بزيارة البوابة الرسمية للهيئة، ثم سجّل الدخول باستخدام الرقم التعريفي الضريبي أو البريد الإلكتروني المسجّل. ومن خلال هذه البوابة، يمكنك إتمام جميع إجراءات التسجيل والانضمام إلى نظام الفوترة الإلكترونية.
الخطوة الثانية: تحديد وحدة أو جهاز حل إصدار الفواتير الإلكترونية
يُقصد بحل إصدار الفواتير الإلكترونية النظام أو الجهاز الذي يُستخدم لإنشاء الفواتير. عبر البوابة، اختر إلحاق وحدة أو جهاز حل إصدار الفواتير الإلكترونية جديد، ثم حدد عدد كلمات المرور لمرة واحدة المطلوبة (علمًا بأن كل جهاز يحتاج إلى كلمة مرور واحدة).
الخطوة الثالثة: توليد كلمات المرور لمرة واحدة
بعد اختيار وحدة حل إصدار الفواتير الإلكترونية، ستتيح لك البوابة توليد كلمات المرور لمرة واحدة. تُستخدم هذه الكلمات لتوثيق كل وحدة يتم تسجيلها في النظام. وتُرجى ملاحظة أن صلاحية كلمات المرور لمرة واحدة محدودة بزمن قصير (عادةً ساعة واحدة)، لذا يُنصح باستخدامها فورًا بعد إصدارها.
الخطوة الرابعة: إنشاء طلب توقيع الشهادة
بعد ذلك، يلزم تقديم تفاصيل حل إصدار الفواتير الإلكترونية من خلال إنشاء طلب توقيع الشهادة. ويشمل ذلك إدخال تفاصيل المؤسسة مثل رقم التعريف الضريبي، والرقم التسلسلي لنظام حل إصدار الفواتير الإلكترونية، والاسم الشائع وفق متطلبات الهيئة. ويُتيح تقديم طلب توقيع الشهادة للهيئة تقييم نظامك والانتقال إلى مرحلة التحقق من الامتثال.
الخطوة الخامسة: تحميل عينات من الفواتير والإشعارات
يجب أن يجتاز نظامك الآن اختبار التحقق من الامتثال. باستخدام مُعرِّف ختم التشفير للامتثال، سيقوم نظامك بتوليد وتقديم عينات من الفواتير أو إشعارات الدائن/ المدين لأغراض التحقق. وتراجع الهيئة هذه العينات للتأكد من أن التنسيق، والحقول، ورموز الاستجابة السريعة، والتفاصيل الأخرى تتطابق مع المتطلبات التقنية.
الخطوة السادسة: استلام مُعرِّف ختم التشفير للامتثال
في حال تمت الموافقة على عينات الفواتير، تقوم الهيئة بإصدار ختم التشفير للامتثال، ويؤكد هذا المُعرِّف أن نظامك متوافق مع متطلبات الهيئة ويمكنه الانتقال نحو مرحلة الاستخدام الفعلي.
الخطوة السابعة: طلب مُعرِّف ختم التشفير للإنتاج
بمجرد تأكيد الامتثال، يمكنك التقدم بطلب للحصول على مُعرِّف ختم التشفير للإنتاج. تُستخدم بيانات الاعتماد هذه للفوترة في العالم الحقيقي، وعادة ما تكون صالحة لمدة عام واحد. احرص على تأمينها جيدًا، وتذكر أن تجددها أو تعيد إصدارها قبل انتهاء صلاحيتها أو في حال تعرضها للاختراق.
الخطوة الثامنة: دمج نظامك مع الهيئة (المرحلة الثانية)
بعد الحصول على مُعرِّف ختم التشفير للإنتاج، يجب عليك دمج نظامك، مثل "تالي برايم"، مع منصة "فاتورة" عبر واجهات برمجة التطبيقات. ويضمن هذا إرسال الفواتير تلقائيًا إلى الهيئة للتحقق منها، وفسحها في الوقت الفعلي، ومن ثم تسليمها إلى متعامليك.
الخطوة التاسعة: البدء في إصدار الفواتير الإلكترونية المتوافقة
أصبحت الآن جاهزًا لإصدار الفواتير الإلكترونية الرسمية المتوافقة بالكامل مع معايير الهيئة. وتشمل هذه الفواتير تنسيقات XML أو PDF/A-3 تحتوي على ملف XML مُضمَّن، بالإضافة إلى رموز الاستجابة السريعة، وتفاصيل المشتري والبائع، والأختام الزمنية، وأرقام الفواتير التسلسلية.
الخطوة العاشرة: أرشفة الفواتير والمحافظة على الامتثال
في المرحلة الأخيرة، يجب عليك تخزين جميع الفواتير والإشعارات إلكترونيًا وفقًا لمتطلبات الهيئة المتعلقة بحفظ السجلات. كما يُوصى بالمتابعة المستمرة لأحدث المستجدات والتغييرات التنظيمية.
لماذا تحتاج شركتك إلى حل متوافق مع الهيئة مثل "تالي برايم"؟
تتسم المتطلبات التقنية للفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية بكونها محددة للغاية. فهي تتضمن تنسيقات XML، وختم التشفير، وتوليد الهاش، والدمج عبر واجهات برمجة التطبيقات. ومن غير الممكن إدارة هذا المستوى من التعقيد يدويًا، لذا فإنك بحاجة إلى حل برمجي قوي وموثوق لإدارة الشركة يتولى معالجة كل هذه المتطلبات نيابة عنك.
يعد "تالي برايم" برنامجًا معتمدًا من الهيئة كحل متوافق مع متطلبات الفوترة الإلكترونية. وقد صُمم خصيصًا لتسهيل انتقالك إلى نظام "فاتورة" دون أي تعقيدات.
- الاندماج السلس: يندمج برنامج "تالي برايم" مباشرة مع بوابة الهيئة، حيث يدير عملية الانضمام وفسح الفواتير بالكامل من داخل البرنامج.
- التوليد الآلي: يمكنك إصدار فواتير إلكترونية متوافقة بنقرة واحدة، حيث يتولى "تالي برايم" تلقائيًا عملية إنشاء ملف XML، وإجراء ختم التشفير، وتوليد رمز الاستجابة السريعة.
- مواكبة المستجدات: نظرًا لإمكانية تغير الأنظمة الضريبية والمواصفات الفنية، يوفر "تالي برايم" تحديثات منتظمة تضمن بقاء شركتك متوافقة دائمًا مع أحدث لوائح الهيئة.
- تقارير شاملة: تابع كافة أنشطة الفوترة الإلكترونية لديك من خلال تقارير مفصلة تمنحك رؤية واضحة على حالة امتثالك في جميع الأوقات.
تعد الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية إلزامية لجميع الشركات المسجلة في ضريبة القيمة المضافة. وقد تبدو العملية معقدة من الناحية الفنية في البداية، إلا أنه باتباع الإجراءات الصحيحة واستخدام البرنامج المناسب، تصبح يسيرة. يسهّل "تالي برايم" هذه الرحلة من البداية إلى النهاية — بدءًا من التسجيل ووصولًا إلى إعداد التقارير في الوقت الفعلي — ليضمن بقاء شركتك متوافقًا دائمًا مع الهيئة. ويتيح ذلك لك التركيز على تنمية أعمالك بدلًا من الانشغال بالأعمال الورقية
