الأسئلة الأكثر شيوعًا حول الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

أصبح العمل بالفاتورة الإلكترونية إلزاميًا في المملكة العربية السعودية اعتبارًا من ديسمبر 2021، مما يعني انتهاء العمل بالفواتير الورقية اليدوية، وبالتالي عدم قبول الفواتير بصيغة PDF أو بأي صيغة صورة أخرى.

لا يزال مفهوم الفاتورة الإلكترونية جديدًا على العديد من الشركات في المملكة العربية السعودية، مما يثير العديد من التساؤلات حول الإمكانيات والمسموح به فيما يتعلق بهذا المعيار الرقمي الجديد. لذا، يجيب هذا المقال على بعض الأسئلة الأكثر شيوعًا حول الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

الأسئلة الأكثر شيوعًا حول الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية

ما الشركات المُلزَمة باستخدام نظام الفواتير الإلكترونية الجديد؟

إن جميع الشركات في المملكة العربية السعودية ملزمة باستخدام برامج لإنشاء الفواتير الإلكترونية وفقًا للمعايير التي وضعتها الحكومة السعودية.

ما أنواع الفواتير المشمولة ضمن نظام الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟

أنواع الفواتير التي سيتم تضمينها في نظام الفواتير الإلكترونية الجديد أو منصة فاتورة (Fatoora) هي الفواتير الضريبية الصادرة من الشركات إلى الشركات الأخرى والفواتير المبسطة للأفراد. كما يشمل الإشعارات الدائنة والمدينة الصادرة من الشركات.

متى سيتم العمل بنظام الفواتير الإلكترونية بشكل إلزامي في المملكة العربية السعودية؟

سيتم العمل بنظام الفواتير الإلكترونية بشكل إلزامي على مرحلتين:

• بدأ تطبيق المرحلة الأولى من العمل بنظام الفواتير الإلكترونية بشكل إلزامي، والتي تسمى بـ "مرحلة التوليد" اعتبارًا من 4 ديسمبر 2021،

• بينما سيبدأ تطبيق المرحلة الثانية من العمل بنظام الفواتير الإلكترونية بشكل إلزامي، والتي تسمى بـ "مرحلة التكامل" اعتبارًا من 1 يناير 2023.

ما موعد بدء تطبيق مرحلة التكامل في المملكة العربية السعودية؟

بينما سيبدأ تطبيق المرحلة الثانية من العمل بنظام الفواتير الإلكترونية بشكل إلزامي، والتي تسمى بـ "مرحلة التكامل" اعتبارًا من 1 يناير 2023.

هل الفواتير الإلكترونية إلزامية فقط للمعاملات بين الشركات؟

الفوترة الإلكترونية إلزامية لأي فاتورة يتم إصدارها من قبل شركة خاضعة للضريبة في المملكة العربية السعودية، بما في ذلك جميع المعاملات التجارية بين الشركات (B2B) وبين الشركة والزبون النهائي (B2C) ومن الشركة إلى الحكومة (B2G).

ما المتطلبات الرئيسية للفوترة الإلكترونية؟

يجب أن تتضمن الفواتير الإلكترونية الحقول الإلزامية ويجب إصدارها بواسطة نظام إلكتروني يلبي متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وبالإضافة إلى ذلك، يجب على المكلف تخزين النسخ الإلكترونية لجميع الفواتير الصادرة.

كيف تتوافق أعمالك مع المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية؟

يمكنك ببساطة جعل أعمالك تتوافق مع المرحلة الأولى من الفوترة الإلكترونية من خلال ثلاث خطوات رئيسية:

• استخدام نظام فوترة إلكترونية متوافق مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
• إنشاء الفواتير الإلكترونية وتخزينها
• التحقق من توافر جميع البيانات المطلوبة في الفاتورة الضريبية

هل يمكنني استخدام أي برنامج مخصص أو نظام تخطيط موارد المؤسسة (ERP) لمعالجة الفواتير؟

يسمح نظام الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية للشركات باستخدام أي برنامج أو نظام تخطيط موارد المؤسسة يتوافق مع المعايير المحددة مسبقًا.

كيف يمكن لأعمالي التي لا تتعلق بصورة مباشرة بالبرمجيات أو التكنولوجيا استخدام مثل هذه الحلول؟

يمكن لشركات البرمجيات تقديم المتطلبات التقنية اللازمة لأنظمة الفواتير الإلكترونية، وقد تكون هذه الشركات مطورة لبرامج مخصصة أو مزودة بحلول موجودة. يمكنك ببساطة اختيار نظام تخطيط موارد المؤسسة أو نظام إدارة أعمال يوفر حل للفواتير الإلكترونية، كما يمكنك تجربة TallyPrime، وهو نظام إدارة أعمال شامل يوفر حلًّا لضريبة القيمة المضافة والفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية.

هل يجب على الشركات معالجة الفواتير الواردة إلكترونيًا أيضًا؟

لا تتحمل الشركات مسؤولية معالجة الفواتير الإلكترونية الواردة من خلال نظام الفواتير الإلكترونية على الإطلاق، ويقتصر المطلب على الفواتير الإلكترونية الضريبية التي تنشئها الأعمال.

هل هناك معاملات مستثناة من نظام الفواتير الإلكترونية؟

هناك بعض المعاملات المستثناة، بما في ذلك استيراد السلع، والإمدادات المستثناة، والدفعات المقدمة المتعلقة بالإمدادات المعفاة، والإمدادات ذات التكليف العكسي. هذه هي الحالات الوحيدة المستثناة من الفواتير الإلكترونية.

 هل يجب عليّ تغيير نظام تخطيط موارد المؤسسة الحالي الخاص بي ليتوافق مع معايير الفواتير الإلكترونية الجديدة؟

إذا كنت تستخدم بالفعل نظام تخطيط موارد المؤسسة أو حلًّا برمجيًّا مخصصًا لأعمالك، فلن تحتاج إلى تغييره، ولكن ستحتاج إلى إضافة القدرات المطلقة مع معايير الأمان المحددة مسبقًا لتضمن الامتثال للوائح الفواتير الإلكترونية. أما إذا لم يغطِ برنامجك الحالي متطلبات الفواتير الإلكترونية، فستحتاج إلى تغيير برنامجك إلى برنامج آخر يتوافق مع المتطلبات.

قبل تحديد ما إذا كان يمكنك تنفيذ وحدة فواتير إلكترونية في نظامك أم لا، عليك التأكد من أن:

• نظامك يتيح لك إنشاء فواتير إلكترونية أو إضافة وحدة فواتير إلكترونية إليه.
• يسمح لك بإنشاء فواتير إلكترونية للفواتير الضريبية، والفواتير المبسطة (مع رمز الاستجابة السريعة)، والإشعارات المدينة، والإشعارات الدائنة.
• النظام قابل للتوسع وسيسمح لك بالامتثال للمعايير الأمنية العالية المحددة للبرامج التي تنشئ الفواتير الإلكترونية.

هل من الأفضل أن أقوم بمعالجة الفواتير الواردة بنفسي؟

نعم. يمكنك الاستفادة من تحديث برنامج أعمالك المخصص أو نظام تخطيط موارد المؤسسة ERP الخاص بك ورقمنة جميع أنشطة سير العمل المتعلقة بالفواتير، بما في ذلك المستلمة، دون أي التزام. وسيساعدك ذلك على التخلص تمامًا من الفواتير الورقية، وخفض التكاليف، والقضاء على المتاعب التي يمكن تجنبها.

إذا لم تكن تقوم بتطوير حل برمجي مخصص واستخدام منصة مُطورة مسبقًا، فمن الأفضل اختيار برنامج يدعم الفواتير الواردة لجعل جميع فواتيرك رقمية.

ما الأرشفة غير المتصلة بالإنترنت في سياق متطلبات برامج الفواتير الإلكترونية؟

تعني الأرشفة غير المتصلة بالإنترنت أن الفاتورة التي تم إنشاؤها من خلال نظام الفواتير الإلكترونية الخاص بك يجب أن تدعم الأرشفة في المحرك المحلي، إما بصيغة XML أو PDF، ويأتي هذا مع العديد من المتطلبات الإضافية مثل ضرورة أن تكون الفواتير المؤرشفة متوافقة مع معايير الأمان لمنع التلاعب أو العبث بها، بحيث لا يمكن لأحد تغيير البيانات داخل الفواتير في مرحلة لاحقة.

ما الفرق بين الفواتير الإلكترونية والفواتير الحالية التقليدية؟

الفواتير الإلكترونية لا تختلف كثيرًا عن الفواتير التقليدية، حيث تحتوي على نفس الحقول الأساسية مع إضافة عدد قليل من الحقول الإضافية:

إضافة رمز الاستجابة السريعة إلزاميًا للفواتير الضريبية المبسطة والإشعارات المرتبطة بها.

رمز الاستجابة السريعة اختياري ورقم ضريبة القيمة المضافة للمشتري إلزامي - إذا كان المشتري مكلفًا بضريبة القيمة المضافة - للفواتير الضريبية والإشعارات المرتبطة بها.

كيف يساعدك تطبيق TallyPrime في نظام الفوترة الإلكترونية؟

TallyPrime، برنامج إدارة أعمال متكامل، تم تعزيزه بحل الفوترة الإلكترونية الذي يساعدك على إنشاء الفواتير الإلكترونية وإدارتها بسهولة. يمكنك إنشاء الفواتير الإلكترونية فورًا وتخزينها ومتابعتها من خلال تقرير الفواتير الإلكترونية عن طريق الاستعانة بـ TallyPrime. فيما يلي بعض الميزات الرئيسية للفوترة الإلكترونية التي يقدمها TallyPrime.

• إنشاء فواتيرك الإلكترونية بضغطة زر واحدة فقط
• طباعة رمز الاستجابة السريعة على فواتيرك بسلاسة
• إنشاء الفواتير الإلكترونية للفواتير الضريبية والفواتير المبسطة
• تتيح لك تقارير الفواتير الإلكترونية الحصرية نظرة شاملة على جميع مهام الفواتير الإلكترونية
• وستساعدك آليات الوقاية والكشف والإصلاح سهلة الاستخدام على التعامل مع الاستثناءات بسهولة
• يدعم الفواتير الإلكترونية لجميع أنواع المعاملات، بما في ذلك: الإشعار المدين، والإشعار الدائن، وفواتير نظام نقاط البيع، والإيصالات
• تصدير الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML، مطابقةً للمواصفات التي حددتها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك
• تحكم أمني وإدارة تسجيل الدخول للمستخدمين
• سجل تفصيلي لجلسات المستخدم لعرض كامل تاريخ المعاملات والبيانات الرئيسية