مرحلة التكامل ضمن منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية: المتطلبات الأساسية للمنشآت

تشهد المملكة العربية السعودية تحولًا جذريًا في أنظمة الفوترة من خلال مبادرة الفوترة الإلكترونية، التي تقودها هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتهدف هذه المبادرة إلى تعزيز الكفاءة والشفافية والامتثال ضمن المنظومة الضريبية. ويُعد الانتقال من المرحلة الأولى (مرحلة الإصدار)، التي انطلقت في ديسمبر 2021، إلى المرحلة الثانية (مرحلة التكامل)، خطوة محورية للمنشآت في مختلف القطاعات.

تتطلب المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونيةمن الشركات دمج أنظمتها مع منصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، بما يضمن معالجة الفواتير إلكترونيًا بشكل فوري وفي الوقت الفعلي. ويسهم هذا التحول في تحسين الأداء التشغيلي، وتقليل الأخطاء، وزيادة دقة البيانات، مما يستدعي تطوير الأنظمة للامتثال للمتطلبات التقنية والتنظيمية الجديدة. 

ما هي متطلبات الفواتير في المملكة العربية السعودية؟

التكامل مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: 

يجب على المنشآت التي تُجري تعاملات من شركات إلى شركات (B2B) أو من شركات إلى أفراد (B2C) ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها مباشرةً بمنصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك. ويُعد هذا التكامل ضروريًا للتحقق الفوري من الفواتير وتقديمها في الوقت الفعلي، بما يضمن الامتثال للوائح المعمول بها في المملكة العربية السعودية. 

الامتثال لمعايير تنسيق XML:

لضمان سهولة تبادل المعلومات بين الأنظمة، يجب على المنشآت الالتزام بمتطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بإعداد الفواتير الإلكترونية والتوقيعات الرقمية بتنسيق XML، إذ تُسهم هذه المتطلبات في توحيد شكل الفواتير الإلكترونية وضمان توافقها مع المتطلبات النظامية المعمول بها.

المواعيد النهائية للتنفيذ:

ُعد الجدولة الزمنية الخاصة بمرحلة التكامل أمرًا بالغ الأهمية. ففي أبريل 2024، أعلنت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أن المنشآت التي يتجاوز حجم إيراداتها الخاضعة للضريبة 15 مليون ريال سعودي خلال عام 2022 أو 2023 ملزمة بالامتثال من خلال تكامل أنظمتها خلال الفترة من 1 نوفمبر 2024 وحتى 31 يناير 2025. ومن الضروري أن تتابع المنشآت مواعيد الامتثال المحددة بدقة لتجنّب الغرامات والعقوبات الناتجة عن التأخير أو عدم الالتزام.

من الضروري أن تراقب المنشآت مواعيد الامتثال المحددة عن كثب لتجنّب التعرض لغرامات. وتُنفَّذ هذه المرحلة في شكل دفعات. وفيما يلي المعايير والجداول الزمنية الخاصة بأولى الدفعات الأربع عشرة التي سبق الإعلان عنها: 

البروتوكولات الأمنية:

تُعد ميزات الأمان المتقدمة إلزامية لجميع المنشآت. ويشمل ذلك تطبيق بروتوكولات التشفير ومقاومة العبث لحماية البيانات المالية الحساسة أثناء نقلها. ويُعد ضمان سلامة البيانات وسرّيتها أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على الثقة مع العملاء والجهات التنظيمية.

تحديات الامتثال وسبل التغلب عليها 

أثناء استعداد المنشآت للدخول في مرحلة التكامل، قد تواجه عددًا من التحديات، من أبرزها:

• مشكلات توافق الأنظمة: قد لا تكون أنظمة تخطيط موارد المنشآت الحالية متوافقة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
• المخاوف المتعلقة بأمن البيانات: قد يمثل ضمان الحفاظ على أمن البيانات أثناء عملية النقل تحديًا كبيرًا. 
• احتياجات تدريب الموظفين: قد يتطلب الأمر تدريب الكوادر على الأنظمة والأساليب الجديدة لضمان التكيف معها والتنفيذ السليم.

للتغلب على هذه التحديات بفعالية: 

• استشارة مورّدي الحلول: يمكن للتعاون مع مورّدي البرمجيات ذوي الخبرة أن يسهم في ضمان توافق الأنظمة مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك والامتثال لها.
• الاستعانة بدعم تقنية المعلومات: يمكن لأخصائيي تقنية المعلومات المساعدة في معالجة المشكلات التقنية المتعلقة بتكامل الأنظمة. 
• الاستفادة من موارد الهيئة: توفر هيئة الزكاة والضريبة والجمارك أدلة إرشادية وموارد داعمة يمكن أن تساعد المنشآت في فهم متطلبات الامتثال ومعالجة المشكلات الشائعة. 

باختصار، تُعد مرحلة التكامل في منظومة الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية خطوة محورية نحو تحديث العمليات التجارية وتعزيز الامتثال الضريبي. ويتعين على المنشآت إعطاء أولوية لربط أنظمة الفوترة الإلكترونية الخاصة بها بمنصة "فاتورة" التابعة لهيئة الزكاة والضريبة والجمارك، مع الالتزام بمتطلبات تنسيق XML وتطبيق الإجراءات الأمنية اللازمة. ومع اقتراب المواعيد النهائية، يصبح من الضروري اتخاذ خطوات سريعة لضمان الامتثال وتجنب التعرض لأي غرامات محتملة. 

ينبغي على المنشآت أن تبدأ الاستعداد من الآن، وذلك من خلال تقييم أنظمتها الحالية، والتشاور مع الخبراء، وضمان جاهزية فريق العمل لهذا التحول؛ حيث لا يسهم اتخاذ خطوات استباقية في تسهيل الامتثال فحسب، بل يعزز أيضًا من مكانة المنشأة كجهة سبّاقة في تبنّي الحلول الرقمية. 

الأسئلة الشائعة 

ما المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية؟

تتضمن المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية، والمعروفة باسم "مرحلة التكامل"، ربط أنظمة الفوترة الإلكترونية بمنصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. وتتطلب هذه المرحلة من المنشآت إصدار الفواتير الضريبية وتقديمها إلى نظام الهيئة بشكل فوري في الوقت الفعلي.

كيفية التكامل مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟

لضمان التكامل الناجح مع المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، يتعين على المنشآت اتباع الخطوات التالية:

ترقية برنامج الفوترة الإلكترونية: يجب التأكد من توافق برنامج الفوترة المستخدم مع متطلبات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك الخاصة بمرحلة التكامل، بما في ذلك القدرة على إصدار فواتير متوافقة بتنسيق XML وتطبيق الأختام التشفيرية وفقًا للمعايير التقنية المطلوبة. 

الحصول على شهادة رقمية: يجب الحصول على شهادة رقمية من جهة إصدار شهادات معتمدة لتمكين التوقيع الآمن على الفواتير الإلكترونية. 

الاتصال بنظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك: يجب إنشاء تكامل آمن مع منصة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك من خلال واجهات برمجة التطبيقات التي توفرها الهيئة. 

التحقق من الفواتير وتقديمها: يجب إصدار الفواتير الإلكترونية وتقديمها للتحقق الفوري والتوقيع الرقمي من قِبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك. 

اختبار النظام: يجب اختبار عملية التكامل بشكل شامل لضمان تبادل البيانات بسلاسة والامتثال للمتطلبات.

ومن خلال اتباع هذه الخطوات وضمان توافق الأنظمة، يمكن للمنشآت الامتثال بنجاح لمتطلبات المرحلة الثانية من الفوترة الإلكترونية، وهو ما يسهم في تقليل الأعباء الإدارية وتحسين الكفاءة الضريبية.