Bagaimana cara kerja manajemen inventaris? Dasar-dasar manajemen inventaris

• Bagaimana cara kerja manajemen inventaris?
• Apa itu perangkat lunak manajemen inventaris?
• Apa saja keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris?
• Apa fitur utama yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen inventaris?

Manajemen inventaris adalah proses dimana sebuah bisnis dapat melakukan pelacakan stok yang mereka miliki. Istilah 'stok' biasanya digunakan untuk menyebutkan barang jadi yang siap dijual. Namun, istilah 'inventaris’ juga dapat digunakan untuk mencakup semua barang dan bahan yang disimpan. Sebuah perusahaan manufaktur akan menyimpan bahan baku dan komponen untuk memenuhi proses manufaktur. Hal ini kemudian akan disimpan sebagai komponen yang diproduksi secara individual atau barang jadi yang siap dijual. Pelacakan dan pengelolaan inventaris ini sangat penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Manajemen inventaris dapat membantu bisnis mengawasi stok masuk dan keluar mereka. Karena ada banyak uang yang diinvestasikan dalam inventaris, maka manajemen keuangannya pun sangat menarik bagi para akuntan,

Manajemen inventaris juga mempengaruhi efisiensi operasional perusahaan dan rantai pasokan penjualannya. Proses manufaktur bergantung pada aliran yang tepat waktu dari bahan baku dan komponen yang dibutuhkan pada waktu, kualitas dan kuantitas yang tepat. Setiap keterlambatan dalam inventaris yang masuk dapat menghentikan seluruh proses manufaktur dan berdampak serius pada perusahaan. Barang keluar harus mencapai pengguna akhir atau pelanggan dengan cepat dan aman. Terlalu banyak barang jadi yang disimpan di gudang dapat mendorong biaya penyimpanan inventaris meningkat. Hal ini juga mempengaruhi umur simpan barang yang dapat mengakibatkan deadstock atau stok yang tidak terjual. Jika ada terlalu sedikit barang jadi di gudang, perusahaan mungkin tidak dapat memenuhi permintaan yang mengakibatkan kehabisan stok.

Bagaimana cara kerja manajemen inventaris?

Manajemen inventaris bekerja dengan melacak semua inventaris yang dimiliki perusahaan. Semua ini dilacak langsung dari titik di mana ia dibeli sampai dijual. Praktik akuntansi memperlakukan inventaris sebagai aset di neraca. Praktik ini secara akurat menggambarkan fakta bahwa persediaan bernilai jumlah yang substansial. Namun, uang tunai akan terikat dalam persediaan inventaris. Jadi, pengelolaan inventaris yang optimal ini dapat memastikan bahwa tidak ada terlalu banyak uang yang terikat dalam persediaan, sehingga mengurangi arus kas.

Inventaris yang dijual diubah menjadi pendapatan bagi perusahaan. Maka, inventaris harus diubah menjadi pendapatan secepat mungkin agar perusahaan tetap untung. Ketika tidak ada inventaris yang cukup untuk memenuhi permintaan, itu menghasilkan kehabisan stok. Ini menandakan perusahaan kehilangan kesempatan untuk menghasilkan pendapatan selama permintaan. Hal ini tentunya juga dapat berdampak pada hilanganya kepercayaan perusahaan klien tetap yang tidak senang dengan tidak terpenuhinya permintaan mereka.

Manajemen inventaris bekerja dalam dua cara. Manajemen Ini mengelola arus masuk bahan baku ke bisnis untuk mendorong pembuatan barang yang tepat waktu dan berkualitas. Ini biasanya ditangani oleh departemen pembelian, yang mencoba untuk mendapatkan bahan baku berkualitas tinggi dengan harga terendah. Manajemen inventaris diperlukan untuk melacak jumlah dan detail semua bahan yang tersedia. Departemen pembelian harus memastikan bahwa perusahaan memiliki bahan baku yang cukup untuk proses manufaktur untuk di proses ke tahap selanjutnya. Oleh karena itu, mereka harus dapat menunjukkan kepada manajemen ketika item tertentu hampir habis atau berpotensi habis.

Manajemen inventaris juga memiliki peranan penting untuk menetapkan di mana material-material tersebut di simpan. Seperti contoh, sebuah perusahaan yang memiliki banyak gudang memiliki banyak opsi penyimpanan untuk item yang sama. Sistem manajemen inventaris harus dapat membantu menemukan lokasi spesifik suatu barang tanpa membuang waktu secara fisik untuk mencoba menemukannya. Sistem juga harus dapat melacak barang inventaris yang dipindahkan antar lokasi di dalam gudang. Sebuah perusahaan multi-lokasi mungkin juga memiliki terlalu banyak bahan tertentu di satu lokasi dan terlalu sedikit di tempat lain. Manajemen inventaris yang baik dapat membantu perusahaan mengidentifikasi lokasi yang berbeda dan mengarahkan bahan dengan tepat.

Produk jadi yang diproduksi oleh perusahaan juga perlu disimpan sebelum dikirim ke rantai distributor. Harus ada stok produk dalam inventaris yang cukup untuk memenuhi permintaan pasar. Manajemen inventaris memantau tingkat stok untuk memastikan bahwa selalu ada pasokan untuk memenuhi permintaan. Pada saat yang sama, juga memastikan bahwa inventaris yang dimiliki tidak berlebihan.

Seorang akuntan idealnya ingin melihat bahwa arus kas dan pendapatan sama-sama mencukupi di perusahaan. Hal ini tentunya hanya dapat dicapai jika inventaris terus bergerak. Bahan baku yang masuk harus diproses dan diubah menjadi barang jadi. Barang jadi ini juga harus keluar dari inventaris dan menghasilkan pendapatan dari penjualan.

Perusahaan menggunakan perputaran inventaris sebagai ukuran pergerakan inventaris. Perputaran yang buruk menandakan bahwa barang-barang berada dalam persediaan tanpa terjual. Dengan kata lain, kinerja inventaris dapat digunakan sebagai ukuran kesehatan keuangan dan arus kas dalam suatu perusahaan.

Pentingnya manajemen inventaris

Seperti yang telah dijelaskan di atas, manajemen inventaris bertanggung jawab langsung untuk memastikan bahwa tidak ada kelebihan inventaris dan ada perputaran inventaris yang optimal. Ketika sebuah perusahaan menggunakan data historis sistem manajemen inventaris, mereka dapat mengantisipasi tren permintaan dan penawaran. Dengan begitu, ini berarti mereka dapat menyimpan lebih banyak bahan baku yang cenderung kehabisan stok atau membutuhkan waktu untuk pengadaan. Hal ini, menopang proses manufaktur tanpa gangguan. Mereka juga dapat mengantisipasi lonjakan permintaan musiman dan bersiap dengan stok inventaris tambahan untuk memenuhi permintaan.

Inventaris adalah aset yang perusahaan telah habiskan semua uang dan usahanya. Sehingga apabila terjadi kerugian atau malpraktik dalam pengelolaan inventaris, hal ini dapat menimbulkan kerugian yang serius bagi perusahaan. Perusahaan yang mengelola inventaris dengan cerdas dapat memangkas kerugian yang telah terjadi dikarenakan kesalahan dalam pengelolaan inventaris. Ketika ada pemantauan ketat dari catatan inventaris, itu menegakkan akuntabilitas dan mencegah pencurian dan malpraktik lainnya. Di beberapa daerah, manajemen inventaris yang akurat merupakan persyaratan oleh pihak berwenang. Jadi, manajemen inventaris menjadi sebuah persyaratan kepatuhan.

Rantai pasokan adalah aspek terpenting dari penjualan dan pendapatan perusahaan. Rantai pasokan ini adalah jalur yang harus diambil suatu produk dari unit manufaktur ke gudang dan akhirnya ke pengguna akhir atau pelanggan. Jadi, rantai pasokan membawa produk ke tempat yang tepat pada waktu yang tepat. Memiliki stok yang disimpan sedemikian rupa sehingga sulit untuk sampai ke pasar akan memperlambat seluruh rantai pasokan. Jadi, sebuah perusahaan harus memastikan bahwa setiap barang dalam inventaris berada di gudang di mana mereka dapat dipasok ke pasar dengan cepat dan aman. Pengelolaan lokasi gudang yang sesuai dengan permintaan ini merupakan salah satu aspek penting dari pengelolaan inventaris.

Sebuah sistem manajemen inventaris harus meliputi

• Pembelian inventaris
• Penyimpanan inventaris
• Pendapatan melalui perputaran inventaris

Apa itu perangkat lunak manajemen inventaris?

Secara tradisional, catatan manual dan spreadsheet digunakan untuk mengelola inventaris. Ini adalah proses yang agak rumit yang bekerja dalam keterbatasan teknologi. Entri data dilakukan secara manual, begitu pula dengan proses monitoring dan pemesanan. Namun, sistem perangkat lunak manajemen inventaris yang cerdas seperti TallyPrime melakukan semua pekerjaan untuk Anda. Itu membuat seluruh proses manajemen inventaris menjadi intuitif dan sederhana. Ini juga terkait dengan akuntansi sehingga semua detail terkait yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya diperbarui secara otomatis. Tidak diperlukan entri ganda atau pengeposan ulang manual atau konversi data. Hal ini juga mengotomatiskan aspek penting dari manajemen inventaris seperti jumlah pemesanan ulang, risiko kehabisan, dan lain sebagainya. Perangkat lunak ini juga dapat diintegrasikan dengan pemindai barcode dan perangkat input lain yang dapat meminimalisir atau menghilangkan kebutuhan entri data manual.

Perangkat lunak manajemen inventaris juga berguna untuk menganalisis data inventaris masa lalu untuk menyajikan informasi berharga tentang tren masa lalu dan peramalan tren. Hal ini memungkinkan Anda untuk mengelola seluruh proses manajemen inventaris langsung dari permintaan hingga pembelian, penyimpanan, dan penjualan. Perangkat lunak manajemen inventaris ini juga mampu mengelola pengecualian seperti pengembalian dan lain sebagainya jauh lebih cepat, mudah, dan efisien daripada sistem manual.

Apa saja keuntungan menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris?

• Menghemat uang

Sebuah perangkat lunak manajemen inventaris yang baik dapat menghemat uang Anda. Perangkat lunak ini memastikan Anda dapat mempelajari masa lalu dan memilah pemasok yang paling efektif dari segi harga, tepat waktu, dan berkualitas tinggi. Dengan adanya perangkat lunak ini dapat membantu perusahaan atau bisnis Anda menghemat uang dengan melakukan pembelian dari pemasok yang paling menguntungkan untuk perusahaan mereka.

• Meningkatkan visibilitas

Sebuah perangkat lunak manajemen inventaris dapat membantu Anda merekam dan menvisualisasikan semua stok dalam setiap tahapan perjalanannya di perusahaan. Hal ini mengartikan manajemen stok yang lebih baik. Item yang sudah di simpan oleh perusahaan menjadi lebih mudah untuk di akses dan di monitor. Visibilitas yang lebih baik juga dapat mencegah waktu dan usaha yang terbuang sia-sia untuk secara fisik menemukan item apa pun dalam penyimpanan.

• Meningkatkan arus kas

Sebuah perusahaan yang menempatkan terlalu banyak uang ke dalam inventaris dan memiliki perputaran inventaris yang rendah akan berdampak pada kurangnya uang tunai. Ini adalah situasi yang tidak diinginkan ketika perusahaan terlihat bagus di atas kertas karena inventaris menjadi aset. Namun, ini tidak menunjukkan gambaran yang jelas bahwa perusahaan memiliki sedikit uang siap pakai yang berharga.

• Kepuasan pelanggan yang lebih baik

Pelanggan yang menerima pasokan barang tepat waktu, tentunya akan senang. Manajemen inventaris memastikan keseluruhan rantai pasokan dapat dikelola secara mikro untuk mendukung pengiriman yang tepat waktu.

Apa fitur utama yang harus dicari dalam perangkat lunak manajemen inventaris?

Fitur-fitur penting yang harus Anda perhatikan ketika memilih perangkat lunak inventaris adalah:

• Fleksibilitas: Perangkat lunak manajemen inventaris harus mampu bekerja selaras dengan sistem yang ada di perusahaan Anda.
• Terintegrasi dengan beragam akun: Inventaris dan akuntansi yang terintegrasi. TallyPrime adalah perangkat lunak yang mampu mengintegrasikan inventaris dan akuntansi secara mulus untuk memberikan Anda fungsionalitas yang lengkap.
• Analisis dan laporan: Perangkat lunak manajemen inventaris yang mampu menilai data historis dan memberi Anda wawasan yang dibutuhkan sangatlah penting. TallyPrime menghasilkan laporan yang mampu memberikan gambaran yang lebih besar dan lengkap kepada manajer bisnis. Hal ini juga memungkinkan eksplorasi ke detail yang lebih halus.

Sebuah sistem perangkat lunak manajemen inventaris dengan fitur-fitur ini dapat menghemat waktu, usaha, dan uang perusahaan atau bisnis Anda. Perangkat lunak yang mumpuni dengan fitur-fitur lengkap ini dapat meningkatkan cara Anda mengembangkan bisnis Anda.