Perangkat lunak bisnis terintegrasi Vs Alat perangkat lunak terpisah untuk setiap modul

Ketika perusahaan yang sedang bertumbuh cepat mencapai penetrasi pasar yang lebih besar, mendapatkan lebih banyak pelanggan, dan organisasi mereka juga ikut bertumbuh, mereka sering menemukan problematika di mana proses internal berjuang untuk memenuhi permintaan yang berkelanjutan. Tantangan utama untuk mendukung pertumbuhan tersebut adalah meletakkan dasar untuk menskalakan bisnis secara efektif dan efisien sambil mempertahankan layanan dan dukungan pelanggan.

Saat memulai, sebagian besar perusahaan memecahkan masalah dengan cara tercepat dan termurah, yang seiring berjalannya waktu, membawa mereka ke salah satu perangkap terbesar bagi organisasi yang sedang berkembang—menggunakan beberapa aplikasi bisnis mandiri untuk berbagai fungsi departemen secara ad hoc. Seiring pertumbuhan bisnis dan kompleksitasnya, sistem yang berbeda ini menciptakan inefisiensi operasional yang dapat merugikan laba, merusak pengalaman pelanggan, dan menghambat kemampuan perusahaan untuk mencapai potensi optimalnya.

Aplikasi perangkat lunak mandiri

Definisi

Aplikasi perangkat lunak mandiri khusus adalah mereka yang dirancang sedemikian rupa untuk menangani satu aspek tertentu dari operasi bisnis, seperti akuntansi, sumber daya manusia, manajemen hubungan pelanggan (CRM), dan lain sebagainya. Setiap aplikasi didedikasikan hanya untuk satu area bisnis Anda, sehingga dapat memberikan fokus dan laporan yang sangat mendetail mengenai segmen tersebut. Berbagai fungsi khusus memungkinkan Anda untuk memanipulasi data sesuai kebutuhan untuk mendapatkan informasi yang Anda cari. Karena program ini berfokus pada departemen tertentu, maka sangatlah mudah untuk menemukan data yang Anda butuhkan tanpa harus menyaring informasi dari area lain atau kesulitan dengan laporan yang tidak memberi informasi spesifik mengenai apa yang perlu Anda ketahui. Perangkat lunak mandiri sering kali menawarkan kemampuan pelaporan yang lebih mendalam dan fungsi lanjutan daripada yang Anda temukan dalam solusi ERP terintegrasi.

Pro dan Kontra

Namun, program perangkat lunak mandiri memang memiliki kekurangan. Mereka dirancang untuk digunakan sendiri dan seringkali tidak terintegrasi dengan baik dengan produk perangkat lunak mandiri lainnya. Hal ini dapat menyulitkan untuk membandingkan dan menghubungkan data di berbagai departemen, karena Anda mungkin perlu mengekspor data ke program perangkat lunak lain atau ke Excel untuk memanipulasi dan menyelaraskan data dari berbagai sumber berbeda. Hal ini tidak hanya memakan waktu, tetapi juga meninggalkan celah yang terbuka lebar untuk kesalahan manusia.

Mengapa perangkat lunak terintegrasi lebih baik di bandingkan dengan perangkat lunak mandiri?

Untuk bisnis dengan fokus besar pada area tertentu, seperti penjualan atau keuangan, aplikasi perangkat lunak mandiri khusus akan memberikan detail yang diperlukan untuk departemen tertentu. Di sisi lain, bisnis dengan pandangan yang lebih umum akan menghargai kesederhanaan dan kemudahan penggunaan yang disediakan oleh satu solusi manajemen bisnis. Bisnis khususnya UMKM yang memiliki target dan memiliki tujuan untuk tumbuh dengan pesat akan membutuhkan perangkat lunak yang mampu memenuhi kebutuhan mereka saat ini maupun di masa depan. Sebagian besar bisnis termasuk dalam kategori kedua ini, jadi solusi manajemen bisnis tunggal menawarkan mereka fungsi dan laporan yang dibutuhkan tanpa harus membebani mereka dengan terlalu banyak fungsi asing yang tidak di kenal.

Hal-hal penting seperti pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, persetujuan pengeluaran, dan pemenuhannya, semuanya ini dapat memakan waktu lebih lama untuk diselesaikan jika terlalu banyak upaya manual dan seringkali hal ini dapat menyebabkan kesalahan yang fatal. Misalnya, karyawan mungkin menghabiskan berjam-jam memasukkan kembali informasi pesanan ke dalam sistem akuntansi dan faktur, sementara karyawan lain menarik informasi yang sama dari sistem CRM untuk proses pemenuhan pesanan, dan untuk menghitung komisi penjualan. Semakin berkembangnya suatu perusahaan, semakin bertambah pula jumlah karyawannya. Mengoperasikan sistem perangkat lunak yang berbeda untuk penggajian, manajemen pengeluaran, dan kompensasi insentif dapat berakhir pada mimpi buruk spreadsheet. Menghitung parameter seperti gaji, pemotongan, akrual hari sakit, dan liburan dapat menghabiskan beberapa jam setiap minggu dan terdiri dari proses manual yang rawan akan kesalahan, terutama pada spreadsheet atau diduplikasi di seluruh aplikasi perangkat lunak yang berbeda.

Untuk mendorong pertumbuhan, bisnis perlu membeli peralatan atau bahan baku. Proses pengadaan-untuk-membayar bahan baku akan berakhir pada pembayaran yang dilakukan oleh pemangku kepentingan. Semua ini adalah proses yang rumit dan melibatkan beberapa titik kontak dalam fungsi pembelian, penerimaan, dan utang usaha. Masing-masing fungsi ini berhubungan erat dengan perangkat lunak berbeda yang perlu bekerja sama untuk memungkinkan pembelian peralatan atau bahan mentah, dan kemudian melakukan pembayaran vendor yang menyediakan kiriman ini. Contoh untuk mengutip ini adalah; mengelola hutang dagang - Setelah pesanan pembelian dibuat, vendor yang menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan harus mendapatkan pembayaran pada akhirnya. Staf keuangan kemudian perlu mengonfirmasi apakah layanan atau barang telah dikirimkan seperti yang sudah dijanjikan, kemudian mengotorisasi hutang dagang untuk melepaskan pembayaran ke vendor. Semua aktivitas ini menghabiskan siklus berharga, dimana sebenarnya karyawan dapat menghabiskan waktu mereka untuk kepentingan bisnis inti lainnya.

Sistem terintegrasi seperti Tally.ERP 9 memastikan bahwa semua solusi bisnis Anda ditangani oleh kami, dengan minimal/tanpa persyaratan sumber eksternal untuk menyelaraskan fungsi perusahaan Anda.