আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসাকে একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যেভাবে সাহায্য করতে পারে

আপনার অর্ডার সম্পন্ন করতে, অধিক মুনাফা অর্জন নিশ্চিত করতে, কাজের খরচ কমাতে এবং আপনার ব্যবসায় নগদ অর্থের প্রবাহ বাড়াতে একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম সাহায্য করে। বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসায় আপনি যাতে এই সবকিছু করতে ও পাশাপাশি অন্যান্য শিল্পের চাহিদা মেটাতে পারেন তা নিশ্চিত করতে ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের প্রক্রিয়াটি জটিল ও আয়ত্ত করতে কিছুটা সময় লাগলেও, সঠিক একটি টুল বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার সমস্যা দূর করতে সাহায্য করতে পারে। অন্যান্য ব্যবসা থেকে এগিয়ে যাওয়ার জন্য যে তথ্য প্রয়োজন এটি সেই তথ্য প্রদান করে ব্যবসার উন্নতি সাধন করতে পারে।

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসায় ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ভূমিকা

ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার দক্ষতা নিশ্চিত করার একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। নিম্নলিখিত বিষয়গুলো একটি ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ দিক। এগুলো আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার সঠিক কর্ম পরিচালনায় অবদান রাখে।

ওয়্যারহাউজ ব্যবস্থাপনা/একাধিক-গোডাউন ব্যবস্থাপনা

ওয়্যারহাউজ ব্যবস্থাপনা কোনো ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। বাংলাদেশে কোনো বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসা চালানোর সময় চাহিদা রয়েছে এমন আইটেম নির্দিষ্ট সংখ্যায় আপনি আপনার ওয়্যারহাউজে সংরক্ষণ করবেন। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সলিউশনের মাধ্যমে আপনি কী সংরক্ষণ করা হয়েছে ও কোথায় সংরক্ষণ করা হয়েছে সে সংক্রান্ত সকল তথ্য ম্যানেজ করতে পারবেন। সারা বাংলাদেশে আপনার একাধিক ওয়্যারহাউজ বা গোডাউন থাকলে এটি বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ। একটি সমন্বিত ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যারের মাধ্যমে আপনি সঠিক তথ্য পাবেন। সফ্টওয়্যারটি আপনাকে দ্রুততার সাথে উপকরণগুলো কোথায় রয়েছে তা শনাক্ত করতে এবং প্রয়োজনের সময় সেই উপকরণ খুঁজে পেতে সাহায্য করবে।

স্টক-এজিং বিশ্লেষণ

স্টকের-এজিং বিশ্লেষণ আপনার স্টকের অবস্থা, এটির বয়স এবং প্রতিটি আইটেম বিক্রি বা ব্যবহার করার আগে আপনার গোডাউনে কতদিন পড়ে ছিল সেই সময়কাল সম্পর্কিত তথ্য প্রদান করবে। ট্যালি প্রাইম-এর মতো শক্তিশালী সলিউশনের মাধ্যমে আপনি আপনার ইনভেন্টরি বিষয়ে মূল্যবান তথ্য পাবেন যা আপনাকে আপনার ইনভেন্টরির কার্যকর ব্যবহার করতে সাহায্য করবে।

রিঅর্ডার লেভেল

বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই শিল্পের উপর অনেক ধরণের শিল্পই নির্ভর করে এবং তার সবচেয়ে ভালো উদাহরণ হল কন্সট্রাকশন শিল্প। কোনো বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই উপকরণের ব্যবসা পরিচালনা করার সময় স্টক অতিরিক্ত থাকা ও স্টক কম থাকার মত সমস্যা এড়িয়ে আপনাকে নিশ্চিত করতে হয় যে আপনার কাছে সর্বদা পর্যাপ্ত স্টক রয়েছে। এই দুটো সমস্যা দেখা দিলে আপনার নগদ অর্থের প্রবাহ আটকে যাবে। ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ফিচারগুলোর মধ্যে একটি হল রি-অর্ডার লেভেল ফিচার যেটির মাধ্যমে স্টকের লেভেল ন্যূনতম স্তরে পৌঁছালে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনি আইটেমগুলো রি-অর্ডার করতে পারবেন। এটি আপনার ম্যানুয়াল হস্তক্ষেপ ছাড়াই স্টককে সহজে ও স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনরায় পূর্ণ করে। এটি সময় ও কষ্ট বাঁচায়।

স্টক মুভমেন্ট বিশ্লেষণ

স্টক মুভমেন্ট বিশ্লেষণ হল ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের একটি অংশ আর এটি দেখায় যে স্টক আইটেমটি ক্রয় করার পর থেকে ব্যবহারীর হাতে যাওয়ার পর্যন্ত কতক্ষণ সময় লেগেছে। যেমন, ধরা যাক আপনার ওয়্যারহাউজে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই একটি উপকরণ আছে। কোনো নির্দিষ্ট আইটেম কতটা ধীর বা দ্রুত গতিতে আপনার ইনভেন্টরিতে ঢুকছে ও বেরিয়ে যাচ্ছে তা স্টক মুভমেন্ট বিশ্লেষণের রিপোর্টের মাধ্যমে আপনি পেয়ে যাবেন। ট্যালি প্রাইম-এর মতো সমন্বিত সলিউশনে বিপুল সংখ্যক ইনভেন্টরি রিপোর্ট রয়েছে যেগুলোর মাধ্যমে আপনি স্টক মুভমেন্টের উপর নজর রাখতে পারবেন এবং আরও দক্ষতার সাথে আপনার ইনভেন্টরি পরিচালনা করতে পারবেন।

মুনাফা বিশ্লেষণ

মুনাফা বিশ্লেষণ বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি ঠিক কতটা লাভ হয়েছে তা আপনাকে দেখায়। কোনো নির্ভরযোগ্য ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সলিউশনের মাধ্যমে আপনি মুনাফা বিশ্লেষণের রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। আপনার মুনাফা বিষয়ক সামগ্রিক কোনো তথ্য বা প্রতিটি আইটেমের নির্দিষ্ট হিসাব যাই হোক না কেন, আপনি এই রিপোর্টে সবই খুঁজে পাবেন। এটি আপনাকে অধিক ও কম লাভজনক পণ্য সম্পর্কে জানতে এবং বিনিয়োগের জন্য আরও ভালো সিদ্ধান্ত গ্রহণ করতে সহায়তা করে। 

ট্যালি প্রাইম কিভাবে সাহায্য করে

ট্যালি প্রাইম একটি নেতৃস্থানীয় ইনভেন্টরি, অ্যাকাউন্টিং ও বিজনেস ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার। বিশ্বব্যাপী বর্তমানে ২ মিলিয়নেরও বেশি সংখ্যক ব্যবসা এটি ব্যবহার করছে এবং এই সংখ্যা দিন দিন বাড়ছে! ট্যালি প্রাইম একটি সহজ ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট টুল এবং এটির বিপুল পরিমাণ ফিচার শুরু থেকেই এটিকে সফলতা এনে দিয়েছে। কর্মক্ষমতা ও কর্মীদের উৎপাদনশীলতা বৃদ্ধি করার মাধ্যমে এগিয়ে যেতে চাওয়া বাংলাদেশের অনেক ব্যবসা আজ এটি ব্যবহার করছে। ট্যালি প্রাইম একটি উন্নত সফ্টওয়্যার সলিউশন যেটি আপনাকে সহজ কাজকে দ্রুত করে, সম্পূর্ণ নির্ভুলতা নিশ্চিত করে, অটোমেশন প্রদান করে এবং ডেটা সুরক্ষার বিষয়ে এটি অত্যন্ত সিরিয়াস।

নিম্নলিখিত বিষয়গুলো ট্যালি প্রাইম-এর ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের কয়েকটি বৈশিষ্ট্য যেগুলোর কারণে বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার মালিকদের কাছে এটি সেরা পছন্দ।

ট্র্যাকিং ও অটোমেশন ক্ষমতা

ইনভেন্টরির রি-অর্ডার লেভেলের মত অনেক প্রক্রিয়াকে স্বয়ংক্রিয় করায় ট্যালি প্রাইম সময় সাশ্রয় করে। গ্রাহকের চাহিদা মেটানোর জন্য সবসময় যথেষ্ট পরিমাণ ইনভেন্টরি থাকা প্রয়োজন। তাই বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসা ট্র্যাকিং ও অটোমেশনের উপর নির্ভর করে। এগুলো আপনার ইনভেন্টরির অবস্থা সম্পর্কে আপনাকে সর্বদা অবগত থাকতে, ব্যাচ সামারির মতো রিপোর্ট তৈরির পাশাপাশি ব্যাচ ও লট অনুযায়ী আপনার কাছে থাকা ইনভেন্টরি ম্যানেজ করতে সাহায্য করে। কোনো কাজ ম্যানুয়ালি করতে যে সময় প্রয়োজন হয় অটোমেশন সেটি কমিয়ে আনে। সবকিছু ম্যানুয়ালি করলে যে হিউম্যান এরর হবার সম্ভাবনা থাকে সেই সম্ভাবনাকে হ্রাস করে। ট্যালি প্রাইমের মাধ্যমে আপনি উত্পাদন চক্র (manufacturing cycle) ট্র্যাক ও রেকর্ড করতে পারবেন।

গভীর ও পুঙ্খানুপুঙ্খ রিপোর্ট তৈরি করে

ট্যালি প্রাইম ৪০০-রও বেশি রিপোর্ট তৈরি করতে পারে। ইনভেন্টরির বিস্তারিত জানতে চান? আপনি রিপোর্ট তৈরি করতে পারবেন। আপনার ইনভেন্টরি ও অর্জিত লাভের একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ পেতে চান? ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে তা করতে পারবেন। সফ্টওয়্যার সলিউশনটি আপনাকে আপনার ইচ্ছা অনুযায়ী বিস্তারিত বা সংক্ষিপ্ত রিপোর্ট তৈরি করার সুযোগ দেয়। প্রতিটি রিপোর্ট হয় সম্পূর্ণ নির্ভুল এবং তৈরি হয় সেকেন্ডের মধ্যে। ট্যালি প্রাইম-এর জনপ্রিয় কিছু ইনভেন্টরি রিপোর্টের মধ্যে রয়েছে রি-অর্ডার লেভেল রিপোর্ট, স্টক-এজিং রিপোর্ট এবং স্টক মুভমেন্ট রিপোর্ট। ব্যবসা বিষয়ক সুচিন্তিত সিদ্ধান্ত গ্রহণের জন্য রিপোর্ট অপরিহার্য।

বকেয়া ব্যবস্থাপনা

আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার নগদ অর্থ প্রবাহের জন্য বকেয়া ব্যবস্থাপনা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। ব্যবসাকে সুষ্ঠুভাবে পরিচালানোর জন্য বকেয়া ব্যবস্থাপনার কোনো বিকল্প নেই কারণ এটির মাধ্যমে দেনা পাওনার সকল হিসাব জানতে পারেন। ধরা যাক কনস্ট্রাক্ট লিমিটেড নামক কোনো কন্সট্রাকশন কোম্পানি কিছু আইটেম অর্ডার করার পর আপনি শিপমেন্ট পাঠিয়েছেন। কিন্তু ক্রেতা এখনও পেমেন্ট করেননি। এই তথ্যটি আপনি বকেয়া পাওনার অধীনে পাবেন কারণ আপনার পেমেন্ট এখনও আসেনি। নগদ অর্থ প্রবাহ উন্নত করতে ও নগদ অর্থ প্রবাহের সমস্যা দূর করতে ট্যালি প্রাইম-এ এই জাতীয় গ্রাহকদেরকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে রিমাইন্ডার ইমেইল পাঠানোর অপশন রয়েছে।

জব ওয়ার্ক ও জব কস্টের তথ্য

ইনভেন্টরি পরিচালনা করার সময় সকল লেনদেন ও প্রতিটি কার্যকলাপের সাথে সম্পর্কিত সকল খরচের রেকর্ড আপনার রাখতে হবে। ট্যালি প্রাইমে এটি করা যায়। এছাড়াও ট্যালি প্রাইমে আপনি জব ওয়ার্কের সাথে সম্পর্কিত সকল রসিদ ও খরচ রেকর্ড ও ট্র্যাক করতে পারবেন। ক্ষুদ্র ক্ষুদ্র এই প্রতিটি বিবরণের রেকর্ড করার অর্থ হলো আপনার হিসাব থেকে কিছুই বাদ যাবে না এবং আপনার কাছে সম্পূর্ণ ডেটা থাকবে। এটি আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসা পরিচালনা করাকে সহজ করে এবং আপনার কোম্পানির জন্য সেরা সিদ্ধান্ত নেওয়ার হাতিয়ারের নিয়ন্ত্রণ সবসময় আপনার হাতে রাখে। জব কস্টিংয়ের ফিচারটি গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটির মাধ্যমে আপনি প্রতিটি জবের খরচ বুঝতে পারবেন।

ওয়্যারহাউজ ব্যবস্থাপনা

ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে আপনি একাধিক লোকেশন ও ওয়্যারহাউজ ম্যানেজ করতে পারবেন। রিয়েল-টাইমে তথ্য বের করতে চান? ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে আপনি সহজেই তা করতে পারেন! সফ্টওয়্যারটির মাধ্যমে আপনি ও র‍্যাক অনুযায়ী আপনার সকল ইনভেন্টরি ট্র্যাক করতে পারবেন। ইনভেন্টরি পরিচালনাকে সহজ করার জন্য আপনি এমনকি বেশ কয়েকটি গোডাউন তৈরি করতে পারেন। ধরণ, স্টক কোথা থেকে এসেছে ইত্যাদিসহ বিভিন্ন ক্যাটাগরির উপর ভিত্তি করে আপনি আপনার ইনভেন্টরিটি গোছাতে পারবেন। একটি কেন্দ্রীভূত সিস্টেম ব্যবহার করে সব কিছু ম্যানেজ করার জন্য এটি আপনাকে একটি প্ল্যাটফর্ম প্রদান করায় এইসকল কিছুর ব্যবস্থাপনা ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে বাস্তব হয়ে ওঠে।

থার্ড-পার্টি ইনভেন্টরি ব্যবস্থাপনা

ট্যালি প্রাইম-এর মাধ্যমে আপনি থার্ড-পার্টির ইনভেন্টরি ম্যানেজ করতে পারবেন। সফ্টওয়্যার টুলটি আপনাকে বিভিন্ন ইনভেন্টরি ভেঙে ছোট ছোট ভাগে ভাগ করার সুযোগ দেয় যাতে করে আপনি কাজ সহজে পরিচালনার করতে পারেন। আপনি জানেন যে, একবারে বড় কোনো ব্যাচ ম্যানেজ করা অসম্ভব, বিশেষত বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ক্ষেত্রে। ইনভেন্টরিকে ধরণ অনুযায়ী গ্রুপে গ্রুপে আলাদা করলে ম্যানেজ করা ও ট্র্যাক করা অনেক সহজ হয়ে যায়। থার্ড-পার্টি থেকে আপনি কোনো স্টক পেলে ট্যালি প্রাইমের মাধ্যমে আপনি সেগুলোকে ট্র্যাক করতে ও ম্যানেজ করতে পারবেন যাতে করে আপনার নিয়মিত ইনভেন্টরি ও থার্ড-পার্টির ইনভেন্টরির নিয়ন্ত্রণে আপনিই থাকেন।

ইনভয়েস ম্যানেজমেন্ট

ট্যালি প্রাইমের মাধ্যমে ইনভয়েস ম্যানেজমেন্ট সহজ হয়ে যায় এবং এটির মাধ্যমে আপনি কাস্টোমাইজ করার জন্য প্রচুর অপশন পাবেন। ইনভয়েসে আপনি আপনার পছন্দ অনুযায়ী বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসার লোগো ও ঠিকানা যোগ করতে পারবেন। সেকেন্ডের মধ্যে আপনি অনায়াসে ইনভয়েস তৈরি করতে পারবেন আর এই ইনভয়েসগুলোতে প্রয়োজনীয় সকল ক্ষেত্র থাকে যেমন আইটেমের বিবরণ, পরিমাণ, মূল্য ইত্যাদি। এছাড়াও, প্রয়োজন হলে আপনি আগে ব্যবহৃত ইনভয়েসের ফরম্যাট নির্বাচন করতে পারবেন বা এমনকি বিবরণ মুছে ফেলতে বা ঠিকানা পরিবর্তনও করতে পারবেন। এমন নমনীয়তা ও অটোমেশনের মাধ্যমে আপনি আপনার পাওনা সহজেই ট্র্যাক করতে পারবেন।

ট্যালি প্রাইম ব্যবহার করা সহজ এবং এই ফিচারটিই সকল ধরনের MSME-এর জন্য এটিকে সঠিক পছন্দে পরিণত করে তোলে। আপনি কোনো নির্দিষ্ট ইনভেন্টরির রিপোর্ট তৈরি করতে চাইলে, সীমা নির্ধারণসহ অন্যান্য বিভিন্ন কাজ করতে চাইলে, ট্যালি প্রাইম-এর গভীর বিশ্লেষণমূলক টিউটোরিয়াল ও গাইডগুলো নিশ্চিত করে যে ঠিক কী করতে হবে। আপনি সফ্টওয়্যার সলিউশনটির সর্বোত্তম সংস্করণ ব্যবহার করছেন এবং আপনার বিল্ডিং ম্যাটেরিয়াল সাপ্লাই ব্যবসাকে আপনি যেভাবে চেয়েছিলেন সেভাবে বৃদ্ধি করার মাধ্যমে সুবিধাগুলোকে কাজে লাগাচ্ছেন তা নিশ্চিত করার জন্য ট্যালি প্রাইম উন্নয়নের কর্মকান্ড অব্যাহত থাকে। আপনার ব্যবসার জন্য সফ্টওয়্যারটি কতটা কার্যকর হয় এবং আপনার বর্তমান প্রক্রিয়াগুলোর সাথে এটি কতটা নির্বিঘ্নে সমন্বিত হতে পারে তা সরাসরি পরখ করতে আপনি ট্যালি প্রাইম-এর আজই ব্যবহার করতে পারেন।