مع تطبيق المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك، أصبحت الفوترة الإلكترونية عملية امتثال أكثر ترابطًا وتعمل في الوقت الفعلي. فإذا كنت تصدر فواتير ضريبية، فإن برنامج المحاسبة لديك بات مطالبًا بإصدار فواتير إلكترونية منظمة، وربطها بأنظمة الهيئة وفق متطلبات الموجة التي تندرج منشأتك ضمنها.
دعنا نستعرض كيف يمكنك ترقية برنامجك الحالي بسهولة لضمان الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية (مرحلة التكامل).
ما المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك؟
في المرحلة الثانية، يتم التحقق من الفواتير الصادرة إلكترونيًا من خلال التكامل مع منصة الهيئة. وبالنسبة للفواتير الضريبية القياسية، تقوم منصة فاتورة بالتحقق من ملف XML ثم اعتماد الفاتورة بإضافة ختم تشفيري ورمز الاستجابة السريعة، وإعادة ملف XML المعتمد عبر واجهات برمجة التطبيقات API.
أما الفواتير الضريبية المبسطة، فيستمر إصدارها بصيغة متوافقة (XML أو PDF/A-3 مع تضمين XML)، لكن تقديمها يتم وفق نموذج الإبلاغ. ويجب رفع هذه الفواتير بصيغة XML إلى المنصة خلال 24 ساعة من إصدارها.
كما يتم تطبيق المرحلة الثانية على مراحل ضمن موجات متتابعة، ما يطرح سؤالًا عمليًا مهمًا: هل أنت مستعد لإصدار الفواتير الإلكترونية ضمن المرحلة الثانية، أم أنك لا تزال في مرحلة التحضير المبكر لتجنب التشغيل المتعجل في اللحظات الأخيرة؟ إذا كنت تستعد لتهيئة برنامج المحاسبة لديك للمرحلة الثانية (مرحلة التكامل)
الإعداد خطوة بخطوة لبرنامج المحاسبة للامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية (مرحلة التكامل)
فيما يلي دليل عملي يوضح كيف تقوم المنشآت عادةً بتهيئة أنظمة المحاسبة لديها لتلبية متطلبات المرحلة الثانية، بدءًا من التحقق من الجاهزية وحتى الإرسال الفعلي عبر المنصة.
الخطوة الأولى: تقييم ما إذا كان برنامج المحاسبة لديك يحتاج إلى ترقية
تحقق ما إذا كان نظام المحاسبة أو نظام تخطيط موارد المؤسسات الحالي لديك جاهزًا للمرحلة الثانية (مرحلة التكامل) ويمكنه العمل كنظام إصدار فواتير إلكترونية (EGS). وينبغي أن يدعم إنشاء ملفات XML والربط عبر واجهات API ومتطلبات نموذج الاعتماد أو الإبلاغ ضمن المرحلة الثانية. وإذا كان نظامك الحالي لا يلبي هذه المتطلبات، فستحتاج إما إلى ترقيته أو الاعتماد على حل متوافق أو شريك متخصص يمكنه توفير ذلك.
الخطوة الثانية: تهيئة قوالب الفواتير والبيانات الأساسية
تفشل المرحلة الثانية في كثير من الحالات بسبب ضعف جودة البيانات الأساسية. لذا احرص على تحديث نماذج الفواتير وبيانات المنشأة والعملاء بحيث يتم إدخال التفاصيل الإلزامية بشكل متسق (مثل مكونات العنوان والمعرفات). كما من المهم توحيد قواعد الترقيم لضمان إصدار أرقام فواتير فريدة وغير مكررة.
الخطوة الثالثة: تسجيل وحدة نظام إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS) في منصة فاتورة
حان الوقت لربط نظامك أو جهازك بهيئة الزكاة والضريبة والجمارك.
- سجّل الدخول إلى منصة فاتورة باستخدام الرقم التعريفي الضريبي (TIN) (أو البريد الإلكتروني المسجل) وكلمة المرور.
- أنشئ رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) لوحدة نظام إصدار الفواتير الإلكترونية (ويكون الرمز صالحًا لمدة ساعة واحدة).
- استخدم رمز التحقق لمرة واحدة داخل إعدادات هيئة الزكاة والضريبة والجمارك / الفوترة الإلكترونية في برنامج المحاسبة لديك لتوثيق الجهاز وإنشاء طلب توقيع شهادة، والذي يتم تقديمه للحصول على بيانات اعتماد الامتثال.
الخطوة الرابعة: تفعيل بيانات التوقيع ومعرّف ختم التشفير
بعد استكمال التسجيل، يجب أن يكون نظامك قادرًا على التعامل مع ما يلي:
- مسار الاعتماد (وغالبًا للفواتير الضريبية القياسية): تقوم الهيئة بالتحقق وإرجاع ملف XML معتمد يتضمن عناصر تشفيرية.
- مسار الإبلاغ (للفواتير المبسطة): يتم رفع ملف XML خلال 24 ساعة.
وعلى المستوى التشغيلي، ينبغي تحديد من يملك صلاحية الإرسال وما الإجراء المتبع عند رفض الفاتورة وكيف سيتم التعامل مع تصحيح الفواتير.
الخطوة الخامسة: الاختبار في بيئة المحاكاة (Sandbox) ثم بدء التشغيل الفعلي
استخدم دورة اختبار منظمة للتحقق من الآتي:
- إصدار فواتير تجريبية (قياسية ومبسطة)
- التحقق من الصيغة ومتطلبات رموز الاستجابة السريعة واستجابات واجهات برمجة التطبيقات
- تدريب المستخدمين على كيفية التصرف عند رفض الفاتورة أو الإشارة إليها
ثم انتقل إلى الإرسال الفعلي بمجرد استقرار معدل النجاح في الاختبارات.
الخطوة السادسة: الأرشفة والاحتفاظ والحوكمة
يجب تخزين الفواتير الإلكترونية المرتبطة بالهيئة بشكل آمن مع إمكانية البحث عنها وبما يضمن جاهزيتها للتدقيق. وكحد أدنى، تتطلب لوائح ضريبة القيمة المضافة الاحتفاظ بالفواتير والدفاتر والسجلات لمدة لا تقل عن ست سنوات (وقد تمتد لفترات أطول لبعض سجلات الأصول).
لذا لا يكتمل إعداد النظام إلا بعد تحديد مكان حفظ مخرجات XML وPDF/A-3 وتحديد صلاحيات الوصول وتوفير مسار تدقيق موثوق.
قائمة التحقق لقياس جاهزيتك للمرحلة الثانية (مرحلة التكامل)
قبل تعديل الإعدادات، تحقق ما إذا كان برنامج المحاسبة لديك يتوافق مع هذه الأساسيات:
تأكد من أن برنامجك يدعم مخرجات المرحلة الثانية ومتطلبات الربط
كحد أدنى، يجب أن تكون لديك القدرة على إصدار فواتير إلكترونية بالصيغة المنظمة المطلوبة (XML أو PDF-A3 مع تضمين XML)، ودعم تبادل البيانات عبر واجهات برمجة التطبيقات (API) مع المنصة.
اضبط إدخال البيانات بالشكل الصحيح
المرحلة الثانية صارمة للغاية تجاه أي بيانات مفقودة أو غير صحيحة. لذا يجب أن يحفظ قالب الفاتورة والبيانات الأساسية بشكل متسق عناصر مثل معرفات البائع والمشتري والطوابع الزمنية وغيرها من الحقول الإلزامية.
خطط لعملية التسجيل وبيانات الاعتماد
يعتمد تسجيل الجهاز أو الحل على مسار منصة فاتورة، حيث تقوم بتسجيل الدخول باستخدام الرقم التعريفي الضريبي (TIN) (أو البريد الإلكتروني المسجل) وكلمة المرور، ثم إنشاء رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) (صالح لمدة ساعة واحدة)، واستخدامه لتسجيل وحدة نظام إصدار الفواتير الإلكترونية (EGS).
استعد لتغيّر الإجراءات التشغيلية
في المرحلة الثانية، قد يعني زر "حفظ" إرسال الفاتورة فعليًا (للاعتماد أو الإبلاغ). وهذا يؤثر على التسويات والتعامل مع الأخطاء وصلاحيات المستخدمين، ما يجعل تدريب الموظفين أمرًا بالغ الأهمية.
تبسيط المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) باستخدام برنامج TallyPrime
إذا كنت ترغب في أن يبدو الامتثال للمرحلة الثانية أقل تعقيدًا كمشروع تقني وأكثر سلاسة كمسار عمل موجه، فإن استخدام برنامج محاسبة يدعم رحلة التكامل مع الفوترة الإلكترونية في المملكة يساعد بشكل كبير.
وقد تم تصميم مسار الفوترة الإلكترونية في المملكة ضمن برنامج TallyPrime بناءً على نفس المتطلبات الأساسية التي ينبغي استكمالها، مثل:
- ضمان إدخال بيانات المنشأة بالشكل الصحيح
- إصدار بيانات الاعتماد من خلال مسار تسجيل يعتمد على رمز تحقق لمرة واحدة (OTP) وطلب توقيع شهادة (CSR)
- تفعيل ضوابط الفوترة الإلكترونية من خلال خصائص المنشأة وإعدادات السندات.
كما يضيف البرنامج عناصر رقابية عملية، مثل وضوح أكبر للتغييرات المرتبطة بإجراءات الفوترة الإلكترونية، وهو ما يصبح بالغ الأهمية عند تعدد المستخدمين الذين يصدرون الفواتير تحت ضغط تشغيلي فعلي.
وفي النهاية، فإن الامتثال لمتطلبات المرحلة الثانية (مرحلة التكامل) لدى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك يقوم على مزيج من بيانات فاتورة صحيحة، وبيانات اعتماد آمنة للتسجيل، وتكامل واضح بين النظام والمنصة، إلى جانب العامل البشري المتمثل في التدريب والحوكمة. وغالبًا ما تتعامل المنشآت التي تنجح في ذلك مع الأمر كتطبيق لمرة واحدة: ضبط البيانات الأساسية وإجراء اختبارات صحيحة وتوثيق الإجراءات، ثم التشغيل باستمرار.
وإذا كنت تخطط لترقية برنامج المحاسبة الحالي أو الانتقال إلى منصة جاهزة للمرحلة الثانية مثل برنامج TallyPrime، فاحرص على إعداد نظام لا يحقق الامتثال اليوم فقط، بل يسهل الحفاظ عليه مع استمرار الهيئة في تحديث المتطلبات الفنية بمرور الوقت.
