Manajemen Inventaris: Ketahui Sistem, Fungsi, dan Tujuannya

• Sistem manajemen inventaris
• Fungsi manajemen inventaris atau kontrol inventaris
• Tujuan manajemen inventaris
• Manajemen inventaris harus didukungi oleh staf logistik
• TallyPrime untuk manajemen inventaris yang komprehensif

Inventaris adalah aspek yang selalu berubah di dalam bisnis apa pun. Dalam bisnis manufaktur, bahan baku digunakan untuk pembuatan barang jadi atau produk akhir. Maka, kadar bahan baku akan selalu berubah dalam periode tertentu. Kuantitas produk manufaktur juga berubah seiring dengan dibuatnya produk baru, dan produk jadi akan langsung dikirim keluar. Dalam bisnis eceran atau grosir, inventaris adalah jantung bisnis apa pun.

Perusahaan memiliki banyak modal yang telah diinvestasikan ke dalam inventaris. Namun, modal yang diinvestasikan ke dalam inventaris merupakan modal yang tidak bisa di ganggu gugat. Jika Anda memiliki terlalu banyak inventaris, bisnis Anda pastinya hanya memiliki sedikit uang tunai. Jika Anda memiliki inventaris yang terlalu sedikit, maka operasi yang akan terpengaruh pada akhirnya. Maka, manajemen inventaris yang efektif sangatlah penting untuk keberhasilan sebuah bisnis.

Tantangan dalam manajemen inventaris adalah bahwa hal itu tidaklah statis. Ada banyak transaksi setiap saat, siang, atau malam sekali pun. Kiriman baru masuk, stok inventaris digunakan, penjualan dilakukan, terjadi pengembalian. Selain itu, beberapa pembelian bahan baku dapat dikembalikan karena masalah kualitas, material, beberapa bahkan rusak dalam penyimpanan dan yang lainnya mungkin dicuri atau disalahgunakan. Semua aspek inventaris ini harus dicatat dan dikelola dengan baik untuk memaksimalkan setiap item dan setiap bagian area penyimpanan inventaris dan gudang.

Item inventaris mungkin kecil dan bervariasi dalam bisnis tertentu. Lainnya mungkin dalam volume besar atau disimpan di beberapa lokasi. Barang-barang ini harus dipindahkan ke lokasi di mana mereka diperlukan sesuai kebutuhan perusahaan. Maka, sistem manajemen inventaris yang baik sangatlah penting untuk efisiensi dan profitabilitas suatu perusahaan atau bisnis.

Sistem manajemen inventaris

Manajemen inventaris adalah pelacakan dan pengelolaan jumlah barang inventaris yang dimiliki sebuah perusahaan atau bisnis. Hal ini mungkin termasuk berbagai jenis inventaris seperti bahan mentah, komponen input, barang manufaktur, dan lain sebagainya. Pelacakan sangatlah penting untuk mengetahui di mana item inventaris tersebut berada dan terkait informasi keuangan. Semuanya ini bisa menjadi lebih rumit ketika terdapat volume besar dari beberapa item inventaris. Pergudangan multi-lokasi juga membutuhkan manajemen terperinci untuk memindahkan barang ke tempat yang dibutuhkan dalam jumlah yang tepat dan pada waktu yang tepat juga.

Manajemen inventaris sangatlah penting untuk memastikan bahwa barang inventaris yang tepat, tersedia pada waktu dan tempat yang tepat juga. Untuk perusahaan manufaktur, manajemen inventaris yang efektif dapat membuat proses manufaktur tetap berjalan lancar. Di perusahaan lain, manajemen inventaris ditunjukan untuk menyediakan pasokan yang cukup untuk memenuhi permintaan. Bisnis ritel akan mengoptimalkan inventarisnya untuk menawarkan produk yang diharapkan dapat diminati dalam jumlah yang cukup untuk mencegah terjadinya kehabisan stok. Pemasok grosir mereka juga harus merencanakan rantai pasokan mereka untuk memenuhi permintaan pengecer yang membeli langsung dari mereka. Menggunakan sistem manajemen inventaris di setiap tingkatan rantai pasokan dapat membantu bisnis memaksimalkan praktik penyimpanan inventaris mereka dan meminimalisir kerugian akan waktu dan uang.

Fungsi manajemen inventaris atau kontrol inventaris

Sebuah aspek penting dari manajemen inventaris adalah pengendalian inventaris atau persediaan. Kontrol inventaris mengacu pada kegiatan yang dilakukan di gudang atau lokasi inventaris bisnis. Beberapa kegiatan utama yang merupakan bagian dari pengendalian persediaan atau inventaris adalah menerima konsinyasi stok, menyimpannya di gudang, mentransfer stok keluar dari gudang, mengemas dan memenuhi pesanan, melacak pesanan dan pengembalian, dan lain sebagainya.

Pengendalian inventaris atau persediaan adalah pengelolaan proses yang merupakan bagian dari aliran atau pergerakan persediaan masuk dan keluar dari pergudangan. Di sebagian besar perusahaan, ini adalah proses yang terus berlanjut sepanjang waktu. Ketika item inventaris masuk dan keluar, perlu untuk memiliki kontrol atas item apa yang bergerak terlebih dahulu untuk menentukan bagaimana stok mengalir. Beberapa proses dan istilah pengendalian inventaris atau persediaan yang harus dipahami adalah:

• Jumlah siklus

Verifikasi fisik persediaan atau inventaris secara berkala dilakukan di perusahaan untuk memastikan tidak ada kesalahan atau malpraktik. Stok aktual dan kuantitasnya dihitung dan diverifikasi dengan catatan sistem manajemen inventaris. Proses ini lebih sering terjadi dalam bisnis yang berurusan dengan inventaris bernilai sangat tinggi atau berisiko tinggi seperti perhiasan, mobil, dan barang elektronik kelas atas. Seluruh inventaris biasanya dibagi menjadi beberapa bagian yang dihitung pada suatu waktu. Hal ini karena dalam kebanyakan kasus menghitung seluruh persediaan atau inventaris pada satu waktu akan sulit.

• FIFO, LIFO, FEFO, dan AVCO

FIFO adalah 'masuk pertama, keluar pertama' dan itu berarti barang inventaris tertua adalah yang pertama dipindahkan. Ini digunakan untuk menjaga inventaris agar tidak basi atau kedaluwarsa. LIFO adalah 'last in, first out' yang berarti bahwa barang yang paling baru diterima adalah yang pertama dikeluarkan untuk pelanggan. LIFO ini bertujuan untuk memberi pelanggan barang paling segar dengan risiko sisa inventaris menjadi lebih tua dan tidak dapat dijual. FEFO adalah 'first expiry, first out' yang artinya stok persediaan atau inventaris yang paling dekat dengan tanggal kedaluwarsa dipindahkan ke pelanggan terlebih dahulu. AVCO adalah sistem yang menggunakan biaya rata-rata atau biaya tertimbang untuk setiap batch item persediaan atau inventaris.

• Organisasi gudang

Staf di gudang menerima inventaris yang masuk, memeriksanya, dan kemudian mencatat detailnya. Di sebagian besar gudang, detailnya mudah dimasukkan ke dalam sistem manajemen inventaris dengan tag RFID atau pemindai barcode. Stok yang diterima disimpan di gudang dan detail lokasinya diperbarui ke dalam sistem. Item harus diatur dengan cara yang paling sesuai untuk penyimpanan yang aman dari item inventaris. Inventarisasi juga harus diatur sedemikian rupa sehingga item yang paling populer atau yang bergerak lebih cepat adalah yang paling mudah diakses. Penataan gudang harus dapat meminimalkan kerusakan barang dan memaksimalkan kecepatan pemenuhan pesanan. Jumlah stok harus dioptimalkan untuk mencegah kehabisan stok dan kelebihan stok.

• Just in Time (JIT)

Seperti namanya, bentuk pengendalian persediaan atau inventaris ini digunakan untuk melihat bahwa barang persediaan diterima dari pemasok tepat sebelum dikirim. Ini dilakukan guna mengurangi biaya penyimpanan persediaan, risiko penyimpanan persediaan bagi perusahaan yang ingin meminimalkan ruang, dan penggunaan gudang mereka. Hal ini juga dapat meningkatkan arus kas dalam bisnis. Namun, mungkin berisiko bagi beberapa perusahaan atau bisnis.

• Level nominal dan stok pengaman

Ini merupakan stok minimal yang harus dimiliki perusahaan untuk barang tertentu. Pengendalian inventaris harus dapat memantau tingkat inventaris sehingga barang tersebut dapat dipesan ulang dengan baik pada waktunya ketika hampir habis. Pada musim puncak permintaan, beberapa perusahaan menahan stok ekstra untuk barang-barang yang paling banyak diminati untuk mencegah terjadinya kehabisan stok.

Tujuan manajemen inventaris

Manajemen inventaris memiliki banyak keuntungan operasional dan finansial untuk sebuah perusahaan atau bisnis.

Tidak ada peluang penjualan yang terlewatkan: Bisnis yang memiliki sistem manajemen inventaris yang efisien akan memiliki lebih sedikit peluang penjualan yang terlewatkan karena tidak memiliki stok barang. Dengan menggunakan data dan teknologi untuk mengelola inventaris, mereka dapat mengoptimalkan item dan level stok untuk memenuhi permintaan pelanggan.

Arus kas yang lebih baik: Ketika banyak uang telah difokuskan ke dalam inventaris yang tidak bergerak, arus kas perusahaan akan terpengaruh. Stocking secara optimal membuat perputaran inventaris tinggi dan pendapatan dapat terus mengalir.

Data yang lebih baik: Sebuah sistem manajemen inventaris harus dapat mengumpulkan, menganalisis, dan menggunakan data untuk menghasilkan laporan yang dapat memudahkan langkah atau proses pengambilan keputusan. Laporan yang baik mampu menghasilkan keputusan yang informatif dan berwawasan luas.

Meningkatkan efisiensi: Sistem inventaris yang canggih dan dioptimalkan dapat mempercepat semua proses inventaris. Ini meningkatkan efisiensi proses manufaktur. Dan juga mempercepat waktu yang dibutuhkan barang untuk sampai ke pelanggan. Hal ini menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih baik bahkan di musim puncak ketika sebagian besar bisnis tertekan oleh volume yang tinggi.

Kontrol kerusakan yang lebih baik: Manajemen inventaris yang dilakukan secara terus menerus dan real-time dapat membantu menemukan masalah dan perbedaan lebih cepat. Jadi perusahaan dapat memperbaiki masalah apa pun dengan cepat dan menghemat biaya. Jika terjadi kehilangan barang karena pencurian atau kondisi gudang yang buruk, mereka akan muncul lebih cepat ketika Anda menggunakan sistem manajemen inventaris.

Menyederhanakan pemesanan: Sistem inventaris yang memberi tahu Anda kapan Anda akan kehabisan barang, memungkinkan Anda untuk memesan dengan tepat waktu. Manajemen inventaris mencegah situasi di mana terjadi kehabisan persediaan.

Mengurangi biaya: Dengan merampingkan kontrol inventaris maka, staf inventaris tidak perlu menghabiskan banyak waktu untuk mencari barang yang dibutuhkan. Sehingga sumber daya manusia perusahaan dapat digunakan secara optimal. Dengan menyimpan secara efisien, terjadi sedikit pemborosan ruang pergudangan dan biaya yang terkandung di dalamnya. Pemenuhan pesanan yang akurat juga dapat mengurangi biaya pengembalian uang karena masalah pemenuhan pesanan yang salah.

Manajemen inventaris harus didukung oleh staf logistik

Sumber daya manusia yang mengelola inventaris sama pentingnya dengan sistem manajemen inventaris. Ketika sebuah perusahaan memilih untuk menggunakan perangkat lunak manajemen inventaris maka, perangkat lunak tersebut haruslah mudah dipahami dan digunakan oleh staf. TallyPrime memiliki perangkat lunak yang sederhana dan intuitif yang dapat dengan mudah digunakan dan dipahami oleh semua orang.

Sistem manajemen inventaris hanya sebaik data yang dimasukkan ke dalamnya. Staf logistik dan manajemen inventaris harus dilatih dan diperlengkapi untuk berinteraksi dengan sistem manajemen inventaris guna memperbarui catatan di setiap pos pemeriksaan. Penggunaan teknologi yang tepat membuat pekerjaan ini semakin mudah. Tag RFID dan pemindai kode mengotomatiskan bagian entri data dari check in dan check out item inventaris apa pun.

Verifikasi manual stok merupakan bagian integral dari kontrol dan manajemen inventaris. Staf inventaris harus memiliki jadwal penghitungan siklus tetap yang mereka ikuti untuk memperbarui sistem. Jika terjadi masalah, keterlambatan, kerusakan, atau kejadian yang tidak terduga, staf logistik harus sigap dalam memperbarui sistem sehingga semua kendala dapat diatasi.

Staf administrasi inventaris dan logistik harus terus-menerus menganalisis dan meninjau data inventaris untuk mempelajari tren dan perputaran inventaris. Mereka harus menggunakan pendekatan berbasis data untuk terus meningkatkan dan menyempurnakan proses inventaris.

TallyPrime untuk manajemen inventaris yang komprehensif

Desain TallyPrime tingkat perusahaan memungkinkan Anda memantau inventaris dari ujung ke ujung di berbagai lokasi dan gudang. TallyPrime juga cukup terukur untuk bekerja untuk bisnis kecil dan juga untuk perusahaan besar. TallyPrime menghasilkan dokumen yang diperlukan untuk pembelian, manufaktur, dan penjualan dari inventaris. Ini juga memungkinkan Anda untuk menggunakan bentuk digital dari dokumen-dokumen tersebut untuk perusahaan yang meminimalkan penggunaan kertas. TallyPrime mengelola tingkat pemesanan ulang, beberapa penilaian stok, jurnal manufaktur, tanggal kedaluwarsa, dan aspek lain dari manajemen inventaris. TallyPrime dirancang sedemikian rupa agar dapat disesuaikan dengan geografi, mata uang, satuan ukuran, dan cara kerja perusahaan Anda. Ini membuatnya sangat mudah untuk diterapkan dengan sukses di perusahaan mana pun. Mudah dan langsung digunakan dan tata letak serta alurnya yang intuitif mempersingkat kurva pembelajaran staf manajemen inventaris dan logistik.