7 pertanyaan yang harus anda tanyakan sebelum memutuskan membeli software yang tepat untuk bisnis Anda

SHARE

Pratibha Devasenapathy, Jul-03-2020

Memilih software bisnis yang dapat menjawab kebutuhan organisasi Anda bisa menjadi suatu hal yang memusingkan. Ketika seorang pemilik bisnis memulai merintis perusahaannya, hal ini tentu sudah diikuti dengan serangkaian rencana dan strategi yang akan diterapkan untuk dapat mencapai target. Menentukan sebuah software yang akan digunakan untuk membantu mengelola bisnis adalah suatu keputusan penting yang harus dipikirkan secara seksama oleh seorang entrepreneur. Solusi software manajemen bisnis terbaik akan memberikan manfaat jangka panjang dan mempercepat pertumbuhan perusahaan Anda. Ada beberapa pertanyaan standar yang perlu ditanyakan ketika hendak memilih produk software yang sesuai untuk kebutuhan organisasi Anda. Pada artikel ini, kita akan membahas hal-hal apa saja yang perlu dipahami dan bagaimana cara mengidentifikasi pertanyaan yang tepat untuk ditanyakan kepada diri Anda sendiri sebelum memutuskan untuk membeli suatu software yang tepat untuk bisnis Anda.

Software seperti apa yang Anda butuhkan - Online atau On-Premises?

Dengan beragamnya jenis dan pilihan yang tersedia di pasaran, memilih solusi software yang sesuai untuk bisnis Anda bisa jadi begitu mengintimidasi. Cek kebutuhan perusahaan Anda, cara ini adalah cara teraman untuk dapat memastikan software yang Anda beli benar-benar sesuai dengan tujuan perusahaan. Kebutuhan terhadap spesifikasi software tertentu bisa sangat beragam khususnya dalam ranah business-to-business, sehingga dengan mengidentifikasi tujuan jangka panjang Anda secara spesifik, ini akan dapat membantu Anda dalam memilih software yang tepat untuk bisnis Anda. Di beberapa contoh kasus, software on-premise bisa menjadi pilihan yang lebih baik, namun di sisi lain online bisa jadi lebih tepat. Pada akhirnya, penentuan ini akan tergantung kepada seberapa terhubungnya antara bisnis Anda dengan teknologi. On-premise software memiliki beberapa keuntungan tersendiri seperti tidak tergantung pada koneksi internet yang bermasalah sehingga membuat pengalaman penggunaan software menjadi tidak nyaman, memiliki tingkat keamanan yang lebih baik, tidak terkendala delay dalam menghasilkan report, dan lain sebagainya. Adalah hal yang wajar apabila pemilik bisnis memiliki intervensi pada setiap deal yang mereka hasilkan, sehingga penting untuk tetap fokus dan mengidentifikasi apa yang benar-benar Anda butuhkan saat ini. Faktanya, jika Anda belum yakin terhadap jawaban dari pertanyaan tersebut, hal ini menunjukan bahwa sebenarnya Anda belum siap membeli sebuah software. Memahami proses ini bisa menjadi sebuah pengalaman pembelajaran yang berharga untuk menganalisa apa yang ditawarkan oleh berbagai vendor yang tersedia di pasaran saat ini, untuk kemudian memilih sesuai dengan yang menjadi kebutuhan Anda.

Software yang beradaptasi dengan bisnis VS bisnis yang beradaptasi dengan Software

Ada sebuah batasan yang jelas antara apa yang Anda butuhkan dari sebuah software dengan apa yang sebuah software tawarkan untuk Anda. Seringkali kebanyakan software yang beredar di pasaran terlihat bisa memenuhi kebutuhan bisnis Anda, namun ternyata di beberapa titik tertentu tidak cukup fleksibel untuk bisa beradaptasi dengan perubahan situasi. Setiap bisnis memerlukan waktu untuk tumbuh, dan penting sekali untuk mengetahui bahwa software yang Anda pilih mampu berevolusi dan bertindak sebagai akselerator terhadap pertumbuhan bisnis Anda. Contohnya, ketika Anda mengatur dokumen utama atau menyiapkan salinan dari invoice, proses pemindahan transaksi yang sudah tercatat harus bisa terjadi tanpa ada kendala teknis dari software tersebut. Sebuah software bisnis yang mumpuni harus bisa digunakan sefleksibel mungkin sekaligus mampu beradaptasi sesuai dengan kondisi bisnis dan bukan sebaliknya. Software yang Anda pilih untuk membantu operasional bisnis Anda juga harus bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda sehingga Anda dapat menggunakannya dengan mudah, lebih tepatnya software yang mumpuni adalah software yang ‘dirancang khusus untuk Anda’. Jangan lupa untuk mencoba terlebih dahulu dan evaluasi antara manfaat yang Anda harapkan dengan apa yang Anda dapatkan dari software tersebut. Semakin spesifik Anda dengan apa yang Anda cari, akan semakin akurat riset Anda terhadap software yang ada di pasaran.

Pelatihan atau kemampuan apa yang dibutuhkan untuk dapat menggunakan software tersebut?

Sebagai pemilik bisnis, Anda memiliki tanggung jawab untuk mengambil keputusan yang terbaik untuk tim Anda. Saat akan memutuskan software apa yang bisa memberikan nilai tambah bagi bisnis Anda, hal lain yang perlu dipastikan adalah berapa lama waktu yang dibutuhkan oleh tim Anda untuk mempelajari cara menggunakan software tersebut. Roma tidak dibangun dalam waktu semalam, sehingga software yang Anda pilih sebaiknya tidak membuat Anda harus bersusah-payah ‘membangun Roma’ untuk menggunakan software tersebut. Semakin mudah suatu software untuk digunakan, tentu hasilnya akan lebih baik. Sebuah software bisnis yang mudah untuk digunakan harus mampu memastikan akurasi hasil khususnya untuk pengelolaan cash flow, inventaris, kepatuhan dan aspek penting lainnya untuk sebuah organisasi. Bahkan jika sebuah software terasa begitu sempurna, tentu tidak bisa dinafikan aspek sumberdaya yang diperlukan untuk dapat mengimplementasikan software tersebut ke dalam bisnis yang kita jalani. Beberapa software mungkin butuh waktu bulanan untuk proses integrasi, sehingga Anda perlu memastikan ketersediaan sumberdaya teknikal di tim Anda untuk mengoperasikan software tersebut selama dan setelah proses integrasi.

Bagaimana kemampuan sebuah software dalam menangani masalah?

Dalam bisnis, waktu adalah segalanya sementara teknologi terus berkembang setiap harinya. Sesuatu yang terlihat ‘wah’ hari ini, akan terlihat ketinggalan zaman di beberapa tahun ke depan. Mulai dari perubahan peraturan perundangan tentang pajak, fluktuasi harga hingga perubahan supply dan demand yang bisa terjadi di masa yang akan datang, tidak ada yang stagnan dalam dunia bisnis. Semakin besar bisnis Anda bertumbuh, Anda akan mulai mencari tahu lebih banyak mengenai informasi bisnis yang bisa mendukung seperti produk-produk yang menguntungkan, produk yang cepat habis, penyusutan stok di gudang, cara mengoptimasi biaya produksi, dan lain sebagainya. Di lain sisi, kehilangan informasi tentang pembeli, penandaan kode pesanan yang berantakan, alokasi inventaris yang tidak sesuai, dan ketidakcocokan data customer dengan data dalam sistem billing adalah beberapa contoh dari masalah-masalah yang lazim terjadi di dunia bisnis. Dengan demikian, sebuah software untuk bisnis harus memiliki fleksibilitas namun di sisi lain cukup intuitif untuk bisa mengatasi kompleksitas dari permasalahan tersebut. Dengan informasi yang akan digunakan untuk para stakeholder, software bisnis yang Anda pilih harus mampu mengatasi segala kemungkinan yang terjadi di kemudian hari. Pastikan memilih software yang memiliki koneksi jaringan stabil dengan tingkat keamanan data maksimal sebagai pertimbangan terbaik dalam memilih software untuk bisnis Anda.

Apakah software ini bisa di-upgrade dan bisa diimplementasikan sesuai kebutuhan?

Ini adalah salah satu pertanyaan penting yang perlu untuk Anda tanyakan kepada diri Anda sendiri sebelum memutuskan membeli sebuah software bisnis. Perubahan tentunya tidak bisa dihindari, dan begitu pula dengan software yang Anda inginkan harus disertakan dalam bagian rencana jangka panjang bisnis Anda. Untuk beberapa perusahaan, implementasi software baru bisa memerlukan 50-60 personil. Penambahan sumberdaya ini terlihat besar di awalnya, tetapi perusahaan pada umumnya memiliki kecenderungan merekrut lebih banyak orang setiap tahunnya seiring dengan pertumbuhan bisnis, sehingga dalam beberapa bulan sebuah perusahaan biasanya sudah merekrut 70 atau bahkan 100 orang baru. Pertanyaannya, seberapa baik solusi software yang Anda pilih dapat beradaptasi dengan perubahan tersebut? Untuk dapat terus menyesuaikan dengan kebutuhan bisnis Anda, penting untuk menanyakan seberapa fleksibel software yang akan Anda digunakan. Memungkinkan atau tidak untuk melakukan penambahan fitur baru secara bertahap. Seiring dengan semakin berkembangnya bisnis Anda, maka software yang handal juga memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan Anda dan penambahan fitur baru harus termasuk salah satu manfaat yang ditawarkan.

Seberapa mudah dan akurat laporan bisnis dan pengelolaan sistem informasi?

Untuk bisa menjalankan bisnis dengan sukses, Anda harus memiliki proses yang tanpa kendala dalam organisasi Anda. Teknologi yang handal di balik sebuah software dengan kemampuan untuk bisa beradaptasi dengan skenario bisnis yang belum terpikirkan sebelumnya dan menghasilkan laporan yang akurat dapat menjadi pilihan terbaik Anda dalam menentukan software bisnis yang dapat diandalkan. Salah satu alasan utama kenapa pemilik bisnis sebaiknya memilih opsi menggunakan sebuah software adalah untuk membantu mereka dalam mengelola operasional bisnis dengan lancar melalui proses otomasi terhadap tugas-tugas yang selama ini dilakukan secara manual. Pelaporan bisnis dan laporan pengelolaan sistem informasi yang akurat tidak hanya dapat memberikan Anda gambaran umum mengenai kinerja bisnis tetapi juga meningkatkan kepercayaan dengan para stakeholder maupun vendor.

Apakah ada support team yang akan membantu saya jika ada kendala?

Bagaimana jika Anda terjebak dalam situasi sulit seperti ini, Anda sedang mempersiapkan meeting dengan klien utama Anda. Anda mempersiapkan laporan-laporan yang diperlukan untuk memastikan klien yang sedang Anda hadapi senang bekerja sama dengan Anda sehingga kerjasama ini bisa terus berjalan. Anda kemudian mengaktifkan software akuntansi Anda, dan ternyata hang! Apa yang dapat Anda lakukan jika akun Anda tidak dapat diakses, software Anda tidak berfungsi, atau sesuatu yang lain terjadi dan berakibat semuanya jadi berantakan? Ketika situasi ini terjadi, inilah pentingnya memiliki tim support menjadi salah satu factor penting yang wajib dipertimbangkan dalam memilih sebuah software untuk bisnis. Jenis support yang perlu Anda pastikan tersedia dalam software yang Anda pilih antara lain,

  • Support yang disertakan: Pastikan bahwa software yang Anda pilih menyediakan support teknis yang berkala dan berkelanjutan
  • Tersedia 24/7: Kejadian-kejadian di luar prediksi seperti skenario di atas dapat terjadi kapan pun tanpa memandang waktu dan hari. Untuk mampu tetap menjadi yang terdepan dalam persaingan bisnis Anda, pastikan untuk memilih perusahaan penyedia software yang memberikan layanan support 24/7 kapanpun Anda membutuhkannya.
  • Memiliki pusat solusi yang komprehensif: Pusat solusi yang terorganisir dan lengkap dapat membantu Anda menemukan akar permasalahan yang dihadapi dengan cepat dan memberikan solusi yang tepat guna. Dalam banyak kasus, Anda bahkan bisa menemukan dan memecahkan apapun masalah yang Anda hadapi dengan lebih cepat dibanding dengan menggunakan perwakilan customer service representative.

Sebuah software untuk bisnis yang komprehensif harus memiliki semua hal ini untuk dapat memberikan yang terbaik bagi Anda. Memang benar jika dikatakan memilih satu di antara sekian banyak pilihan yang tersedia di pasaran bisa jadi agak menyulitkan, tetapi pastikan Anda tidak menyesal atau mengalami kesulitan di kemudian hari dengan menentukan pilihan yang tidak tepat. Oleh sebab itu, selalu pastikan Anda mengecek dan melakukan riset sebelumnya terhadap software yang ingin Anda beli. Tally.ERP 9 memiliki kemampuan untuk membuat Anda menggunakan software sesuai kebutuhan Anda dan di saat yang bersamaan juga memiliki kemampuan untuk berkembang sesuai pertumbuhan bisnis Anda. Coba Tally.ERP 9 sekarang dan nikmati pengalaman mengelola bisnis dengan lancar dan tanpa kendala.