Software Bisnis Terintegrasi Vs Software Terpisah Untuk Setiap Modul

Ketika suatu perusahaan yang berkembang pesat berhasil mencapai penetrasi pasar yang lebih besar, mendapatkan lebih banyak pelanggan, dan organisasi pun ikut berkembang seringkali masalah yang berhubungan dengan cara untuk tetap memenuhi kebutuhan pelanggan. Tantangan utama untuk menyokong pertumbuhan tersebut terletak pada pondasi untuk memperbesar skala bisnis secara efektif dan efisien saat mengelola layanan pelanggan dan support.

Ketika akan memulai bisnis, kebanyakan perusahaan mencari solusi dengan cara yang paling cepat, paling murah, yang seiring berjalan waktu akan membawa kepada jebakan terbesar yang biasa terjadi pada kebanyakan organisasi berkembang – menggunakan berbagai software secara terpisah untuk tiap fungsi departemen secara ad hoc. Seiring dengan perkembangan bisnis dan juga kompleksitas di dalamnya, sistem yang terpisah seperti ini mengakibatkan sistem operasional yang tidak efektif sehingga berakibat pada ketidakseimbangan pada pondasi bisnis, merusak pengalaman pelanggan, dan dapat menghambat kemampuan perusahaan Anda untuk mencapai potensi terbaiknya.

Aplikasi Software Mandiri

Definisi

Software aplikasi yang bersifat mandiri dan berdedikasi adalah aplikasi yang dirancang untuk memecahkan setiap masalah secara spesifik seperti akuntansi, sumber daya manusia, pengelolaan hubungan pelanggan (CRM), dan lain sebagainya. Setiap aplikasi tersebut didedikasikan untuk satu area dalam bisnis Anda, sehingga lebih fokus, pelaporan yang lebih mendetail terhadap area yang ditangani. Beragam fungsi yang spesifik tersebut memungkinkan Anda untuk melakukan manipulasi data yang dibutuhkan untuk mendapatkan informasi yang Anda cari. Dengan beragam program yang dirancang untuk fokus terhadap satu departemen, sangat mudah untuk mendapatkan data yang dibutuhkan tanpa harus repot-repot menyaring informasi dari area lain atau kesulitan memahami laporan yang tidak memberi tahu Anda apa yang perlu Anda ketahui. Perangkat lunak mandiri seringkali menawarkan lebih banyak kemampuan pelaporan yang mendalam dan fungsi-fungsi canggih daripada yang Anda temukan dalam solusi ERP terintegrasi.

Kelebihan dan Kekurangan

Meskipun demikian program software yang mandiri juga memiliki kekurangan. Software ini dirancang untuk digunakan secara terpisah dan seringnya tidak bisa diintegrasikan dengan produk software sejenis lainnya. Hal ini dapat membuat data yang dihasilkan dari setiap software tersebut sulit untuk dibandingkan dan dihubungkan antar divisi yang ada dalam sebuah perusahaan, sehingga Anda mungkin perlu untuk melakukan export data dari satu software ke software lainnya atau ke Excel agar dapat melakukan manipulasi dan mencocokan data yang didapatkan dari beragam jenis software tersebut. Proses ini tentu saja tidak hanya menyita waktu, tetapi juga membuka celah yang begitu besar untuk terjadi human-error

Software Bisnis Terintegrasi

Definisi

Dengan software bisnis terintegrsi, yang juga dikenal sebagai solusi pengelolaan bisnis tunggal, data untuk semua departemen dalam bisnis Anda semuanya disimpan dalam satu program. Aspek-aspek terintegrasi yang memiliki fungsi berbeda seperti, akuntansi, inventaris, penggajian, perpajakan, ringkasan stok, dan lain sebagainya, add-on dan plugins dari program yang ada semuanya dirancang untuk dapat bersinergi tanpa kendala, sehingga mudah untuk menghasilkan laporan dan perbandingan data yang mencakup seluruh departemen dari perusahaan Anda. Data dalam laporan secara otomatis dihasilkan dengan cara yang mudah dipahami dan memberikan gambaran lengkap tentang kondisi bisnis pada satu waktu yang diinginkan atau selama periode waktu tertentu. Karyawan dari berbagai departemen juga dapat mengakses informasi dari departemen lain tanpa perlu melakukan konversi yang rumit dan manipulasi data.

Kelebihan dan Kekurangan

Kekurangan utama dari menggunakan solusi pengelolaan bisnis tunggal adalah pelaporan dan fungsionalitas di setiap area software tidak dapat menghasilkan laporan sedetail seperti yang dilakukan oleh software lunak mandiri. Namun, yang tidak kalah penting untuk digarisbawahi bahwa fungsi dan fitur pelaporan yang ditawarkan dalam software terintegrasi umumnya cukup untuk mengakomodasi kebutuhan pelaporan harian pada sebagian besar bisnis, sementara fungsi-fungsi lanjutan yang umumnya ada dalam software mandiri kemungkinan besar tidak selalu digunakan sepanjang waktu.

Kenapa Software Terintegrasi Lebih Baik Dari Software Mandiri?

Untuk bisnis yang memiliki fokus utama dalam satu area spesifik seperti sales atau finance, aplikasi software mandiri yang berdedikasi dapat memberikan detail yang dibutuhkan untuk area spesifik tersebut. Di sisi lain, bisnis dengan mekanisme operasional yang lebih umum akan lebih diuntungkan dengan kesederhanaan dan kemudahan untuk menggunakan solusi pengelolaan bisnis tunggal yang disediakan. Dalam bisnis, khususnya lingkup bisnis kecil, sedang dan menengah yang memiliki target dan tujuan untuk berkembang dalam tempo yang cepat membutuhkan software yang dapat memenuhi kebutuhan mereka saat ini maupun di masa depan. Kebanyakan bisnis masuk dalam dua kategori ini, sehingga solusi pengelolaan bisnis tunggal menawarkan beragam fungsi dan jenis laporan yang dibutuhkan tanpa membebani mereka dengan fungsi tambahan yang terlalu banyak.

Proses-proses penting seperti pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, persetujuan pengeluaran dan pemenuhan, dapat menyita waktu yang sangat banyak untuk dapat dilengkapi jika terlalu banyak proses manual yang dibutuhkan dan rentan kesalahan dalam prosesnya. Sebagai contoh, pegawai Anda membutuhkan waktu berjam-jam untuk memasukan ulang informasi pemesanan dari sistem pengelolaan hubungan pelanggan (CRM) untuk mengisi proses pemesanan dan untuk menghitung komisi penjualan. Seiring dengan pertumbuhan perusahaan, hal ini akan berbanding lurus dengan jumlah penambahan karyawan perusahaan Anda.  Sistem software yang dioperasikan secara terpisah untuk fungsi penggajian, pengelolaan pengeluaran, dan kompensasi insentif dapat berdampak pada mimpi buruk dalam pelaporan data. Parameter penghitungan seperti gaji, pemotongan pajak perusahaan, biaya pemotongan gaji, dan potongan sakit dan cuti dapat menyita begitu banyak waktu setiap minggu dan terdiri dari proses manual yang rawan kesalahan terutama pada spreadsheet atau duplikasi antar aplikasi software yang terpisah.

Untuk mendorong terjadinya pertumbuhan, sebuah usaha perlu melakukan kegiatan pembelian peralatan atau bahan baku. Proses pengadaan kegiatan bisnis yang dimulai dengan memperoleh bahan baku dan diakhiri dengan pembayaran yang dilakukan oleh para stakeholder adalah proses yang kompleks erta melibatkan beberapa titik penting untuk fungsi pembelian, penerimaan dan pertanggungjawaban hutang. Masing-masing fungsi ini berurusan dengan perangkat lunak yang berbeda yang perlu bersinergi untuk memungkinkan pembelian peralatan atau bahan baku, dan kemudian membayar vendor yang menyediakan barang-barang ini. Contoh untuk menggambarkan situasi ini adalah; mengelola hutang dagang - Setelah pesanan pembelian dihasilkan, vendor yang menyediakan barang atau jasa kepada perusahaan perlu dibayar. Staf keuangan kemudian perlu mengkonfirmasi apakah layanan atau barang dikirim seperti yang dijanjikan dan hanya kemudian mengotorasi hutang yang dibayarkan untuk melepaskan pembayaran kepada vendor. Semua aktivitas ini akan menyita begitu banyak waktu yang seharusnya bisa dimanfaatkan karyawan untuk melakukan kegiatan inti dari bisnis Anda.

Sistem yang terintegrasi seperti Tally.ERP 9 memberikan keseluruhan solusi bisnis yang dibutuhkan oleh bisnis Anda dengan persyaratan minimal atau bahkan tanpa persyaratan apapun yang membutuhkan intervensi sumber eksternal untuk selaras dengan fungsi yang dimiliki oleh perusahaan Anda.