Bagaimana cara mengevaluasi efektivitas biaya dari sebuah software bisnis?

SHARE

Pratibha Devasenapathy, Jul-07-2020

Metode evaluasi biaya manfaat dan metode evaluasi efektivitas biaya adalah dua cara yang berbeda dan bisa dimanfaatkan oleh pemilik bisnis untuk melakukan pengambilan keputusan bisnis. Kedua metode ini sama-sama melibatkan perbandingan terhadap kemungkinan di masa depan terkait pembelian peralatan atau program baru berdasarkan harga yang ditawarkan dan manfaat yang diinginkan dari sudut pandang perusahaan, namun lebih menitikberatkan pada salah satu aspek yang lebih sesuai dengan kondisi saat ini. Sebagai contoh, sebuah perusahaan menilai keputusan terbaik saat ini menggunakan evaluasi efektivitas biaya untuk mengecilkan opsi list dari peralatan atau program baru yang akan diimplementasikan, dan menggunakan metode manfaat terhadap biaya untuk menganalisa keputusan akhir dari keputusan yang diambil.

Tujuan dari analisa manfaat terhadap biaya dalam pengelolaan sebuah proyek adalah untuk mendapatkan pendekatan yang sistemik untuk menemukan kelebihan dan kekurangan dari beragam opsi yang ada terhadap sebuah project, termasuk transaksi, pengerjaan, kebutuhan dari sisi bisnis dan juga investasi yang dibutuhkan. Ketika akan memutuskan membeli software yang tepat untuk bisnis kita, efektivitas biaya memainkan peranan penting. Saat kita telah menentukan software yang sesuai, saat itulah investasi dimulai dan terus dikeluarkan seiring pertumbuhan bisnis kita.

Untuk memilih solusi software terbaik untuk bisnis Anda, ada beberapa hal penting yang perlu diperhatikan:

Waktu yang dibutuhkan untuk implementasi & ketersediaan perangkat

Implementasi software membutuhkan proses yang harus diperhatikan secara seksama oleh pemilik bisnis sekaligus menjadi faktor pertimbangan dalam melakukan evaluasi efektivitas biaya. Implementasi software dan waktu yang dibutuhkan untuk implementasi untuk melakukan integrasi sehingga menghasilkan automasi bisnis, dapat membantu untuk proses distribusi, perbaruan, dan pengelolaan pihak ketiga dari software secara otomatis untuk meminimalisasi pengawasan secara manual dan pengerjaan pemasangan beragam software di berbagai perlengkapan. Proses pemasangan software yang bisa dilakukan tanpa membutuhkan tenaga ahli serta dengan sedikit bahkan nyaris tanpa masa tunggu untuk ketersediaan penggunaan perangkat adalah indicator dasar yang harus Anda perhatikan. Pemasangan versi baru dari sebuah software secara manual adalah sebuah proses yang sangat riskan oleh potensi kemungkinan terjadinya kesalahan atau human error. Dengan mengotomasi proses pemasangan software, tentu saja kemungkinan terjadinya kesalahan bisa diminimalisasi, kecepatan pemasangan bisa ditingkatkan sekaligus menyingkat keseluruhan proses. Bahkan jika ternyata ada gangguan yang terjadi di luar prediksi seperti kegagalan daya, system crash, dan lain sebagainya, software yang mumpuni harus memiliki kemampuan untuk mengatasi hal-hal seperti ini dengan segera.

 

Waktu yang dibutuhkan dari sejak implementasi hingga siap dioperasikan

Pengembangan sebuah software melibatkan sebuah siklus yang dinamakan sebagai SDLC (Software Develoment Life Cycle) atau Siklus Hidup Sistem (SHS). Tahapan-tahapan dalam Siklus Hidup Sistem antara lain pemahaman terkait kebutuhan, perancangan, perencanaan, penerapan, uji coba, dokumentasi, dan pemeliharaan. Tahapan pengembangan software ketika sudah melewati setiap tahapan dalam Siklus Hidup Sistem, memiliki kesempatan yang besar untuk menjadi software dengan kualitas yang paripurna. Uji coba pada beberapa tahapan dalam proses implementasi mungkin hal yang lumrah bagi bisnis berskala besar, namun hal ini bisa jadi suatu tantangan tersendiri bagi para pelaku UMKM yang memiliki keterbatasan waktu dan keuangan. Secara umum proses implementasi sebuah proyek ERP setidaknya membutuhkan durasi antara 6 bulan hingga 2 tahun. Durasi bisa bervariasi, tergantung kepada skala perusahaan, kompleksitas dari sistem yang terpasang, jumlah pengguna, jumlah organisasi yang terhubung, dan transfer atau data integrasi dari sistem yang telah ada. Dalam situasi seperti itu, alangkah bijaksana jika pemilik bisnis benar-benar memilih software secara seksama. Sebab hal ini sangat berpengaruh dalam keseluruhan proses sebuah proyek. Pilih software yang sudah dilengkapi dengan komponen bawaan, sehingga memang dirancang khusus untuk pelaku usaha UMKM yang hanya membutuhkan beberapa menit untuk menyelesaikan proses implementasi dan menerbitkan invoice pertama Anda. Keseluruhan proses semudah, pasang, aktifkan, dan buat laporan. Targetkan dan pilih software yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda dengan proses yang paling minimal untuk implementasi hingga penggunaannya, karena hal ini akan sangat membantu di kemudian hari.

 

Waktu yang dibutuhkan untuk kesiapan sumberdaya

Proyeksi timeline dari proyek apapun tidak bisa dilakukan kecuali semua kebutuhan penunjangnya sudah teridentifikasi, sehingga klien sebaiknya tetap menjaga ekspektasi agar tetap realistis. Mengubah cara organisasi beroperasi adalah sebuah proses yang harus dipikirkan secara seksama. Memasang dan mengintegrasikan solusi software bisnis untuk organisasi atau bisnis Anda akan menghasilkan perubahan dalam proses bisnis. Dalam hal ini, sebuah software yang tidak memerlukan terlalu banyak waktu untuk training tentu sangat menguntungkan bagi perusahaan. Waktu yang dibutuhkan untuk mengajarkan tim berbanding dengan software yang memang sudah tercipta secara sederhana sejak awal, memiliki dampak yang sangat signifikan pada keseluruhan performa bisnis. Dengan demikian, sebuah software yang mampu dioperasikan dan memberikan hasil terbaik tanpa perlu memberikan pelatihan yang kompleks terhadap tim adalah pilihan terbaik yang bisa dipertimbangkan.

 

Efisiensi proses untuk mempercepat pertumbuhan bisnis

Setiap bisnis memerlukan waktu untuk berkembang, dan membutuhkan momentum untuk bisa tetap berjalan secara optimal sehingga penting untuk sebuah software yang Anda pilih memiliki kemampuan untuk hal ini. Automasi dan efisiensi beragam proses akan membantu pemilik bisnis dalam mengambil keputusan bisnis yang penting dan menjaga cash flow tetap optimal yang menghasilkan pertumbuhan bisnis. Sebagaimana pertumbuhan bisnis terus mengalami pertumbuhan, fungsi-fungsi yang dibutuhkan pun akan terus berkembang dan butuh peningkatan proses untuk memastikan aktivitas bisnis antar divisi dalam organisasi dan kantor cabang tidak terganggu. Software akuntansi harus memiliki kemampuan untuk membawa perspektif baru terhadap cara pemilik bisnis dalam menjalankan bisnis mereka dan mengelola akun yang dimiliki. Penting untuk mengetahui software yang Anda pilih dapat berkembang bersama bisnis Anda dan mampu memperbaiki proyeksi bisnis dengan memberikan beragam visualisasi skenario bisnis dan menganalisa laporan sementara untuk perencanaan keuangan yang sehat.

 

Fleksibilitas software dalam beradaptasi dengan model bisnis Anda

Ketika Anda memiliki sebuah bisnis yang sudah berjalan, baik itu ada di bawah segmen atau sektor tertentu, tentunya bisnis Anda membutuhkan banyak sekali pemikiran strategis, perencanaan, dan juga berbagai upaya lainnya sehingga bisa terus berjalan mencapai tujuan yang sudah ditetapkan. Untuk mampu beradaptasi dalam dunia bisnis yang selalu berkembang, penting bagi sebuah bisnis untuk dapat mengadopsi proses otomatisasi dan teknologi yang tangguh sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. Setiap software bisnis harusnya memiliki kemampuan untuk memenuhi kebutuhan bisnis sakaligus melayani bisnis Anda. Semakin besar bisnis Anda tumbuh, tentunya Anda akan semakin sering mencari informasi-informasi yang berhubungan dengan bisnis Anda seperti produk yang paling menguntungkan, produk yang paling cepat bergerak, nilai depresiasi stok yang tersimpan di gudang, area atau bagian yang perlu optimasi biaya, dan lainnya. Jangan lupa bahwa ada batas yang jelas antara bisnis Anda yang menyesuaikan dengan software dan software yang Anda gunakan berdaptasi dengan kebutuhan Anda, serta waktu di saat Anda menemukan sebuah software yang mampu menyesuaikan diri dan memberikan apa yang Anda inginkan. Tujuan inti dari sebuah software adalah memiliki kemampuan untuk membuat Anda mengelola bisnis sesuai dengan keinginan Anda dibandingkan dengan mengubah bisnis model Anda hanya karena software yang telah Anda beli. Pastikan meskipun perubahan selalu ada baik dari sisi teknologi atau perundangan, software bisnis yang Anda beli selalu memberikan Anda perbaruan terbaru.

 

Biaya tambahan

Membeli sebuah solusi software untuk berbisnis merupakan sebuah bentuk investasi yang tidak hanya berlaku untuk jangka pendek tetapi juga jangka panjang. Investasi pada software yang Anda putuskan hari ini, akan membantu Anda untuk mempertahankan bisnis Anda dalam jangka waktu yang sangat lama. Oleh sebab itu, Anda perlu memastikan bahwa software yang Anda pilih merupakan solusi tambahan untuk efisiensi operasional Anda dan bukan menambah beban biaya baru di kemudian hari. Beberapa contoh yang ada ketika Anda membeli software, biaya awal biasanya tidak terlalu besar. Namun seiring dengan efisiensi proses, dan struktur yang lebih jelas, Anda perlu melakukan penyesuaian dengan software yang Anda pilih. Ketika hal tersebut terjadi, Anda harus melakukan integrasi fitur sehingga Anda mungkin akan membayar lebih banyak di kemudian hari. Dengan demikian jangan lupa untuk bicara kepada vendor Anda, dan tanyakan segala hal yang perlu untuk diketahui dan termasuk ke dalam komponen biaya yang ditawarkan sehingga Anda bisa menghitung keseluruhan biaya yang dikenakan kepada Anda.

Perhatikan segala aspek di atas, penyedia solusi software untuk bisnis seyogyanya bisa menjadi partner Anda untuk berkembang yang mengurus segala kebutuhan bisnis Anda. Coba Tally.ERP 9 sekarang juga dan lihatlah kemampuan intutifnya yang luar biasa untuk mendorong perkembangan bisnis Anda, setiap hari.